Mange bedrifter starter sin virksomhet ved hjelp av et manuell regnskapssystem. For de fleste gründere gjør denne ruten virksomheten til å starte drift uten å kreve en stor investering for et datastyrt regnskapssystem. Kostnadene ved å installere et datastyrt regnskapssystem inkluderer kjøp av systemet, arbeidskraft for å installere systemet og treningskostnader for å lære systemet. Et manuelt system innebærer å skrive hver transaksjon i en regnskapsmessig notatbok og beregne alle tall manuelt. Mange ganger anerkjenner en bedrift et behov for å konvertere fra det manuelle systemet til et datastyrt regnskapssystem.
Installer nytt system
Det første trinnet for å konvertere fra et manuell regnskapssystem til et datastyrt regnskapssystem innebærer å installere regnskapssystemet på selskapets datamaskin. Bedriftseieren vurderer forskjellige programvarepakker for å avgjøre hvilke som oppfyller forretningsbehovet og kjøper den programvaren. Eieren laster ned programvaren til datamaskinen der regnskapsarbeidet vil skje.
Fullfør data i manuell system
Det andre trinnet for å konvertere krever at bedriftseieren fullfører dataene. Når det datastyrte systemet er lastet inn på datamaskinen, må eieren avslutte alle dataene i det manuelle systemet. Eieren sikrer at alle transaksjoner vises i regnskapstallene og at alle beregninger vises riktig. Hun kan velge å ansette et regnskapsfirma for å revidere manuelle finansielle poster.
Overfør saldoer til nytt system
Med endelige kontonumre registrert i det manuelle systemet, kan eieren overføre sluttbalansen til det datasystem. Eieren oppretter hver konto i det elektroniske systemet ved å skrive inn et kontonavn, typen konto og begynnelsesbalansen. Etter at du har lagt inn hver balanse, må eieren sammenligne saldoen til de manuelle systembalansene for å bekrefte at all data er angitt i systemet nøyaktig.
Kjør parallelle systemer
Det fjerde trinnet krever at eieren bruker både det manuelle systemet og det elektroniske systemet i en midlertidig periode. Dette tillater eieren å sikre at det nye systemet fungerer som forventet.
Avbryt manuell system
Ved slutten av prøveperioden avbryter eieren det manuelle systemet. Eieren må fokusere på å bruke det elektroniske regnskapssystemet. Alle poster fra det manuelle systemet kan pakkes opp og lagres.
