E-post og andre elektroniske kommunikasjonsmidler kan ha presset papirbrev til bevissthetskanten, men det ville være misvisende å foreslå at bokstavskunst er død. Tvert imot bruker bedrifter brev hver dag for å sende informasjon, kommunisere viktige forhold til kunder og sette noe håndfast i mottakerens hender. Et halvformelt brev er passende når du kjenner mottakeren, men ikke som en venn.
Er halvformell riktig format?
Overvei alltid mottakeren når du utarbeider et forretningsbrev. Et halvformelt brev er hensiktsmessig når du kjenner mottakeren eller kommuniserer med ham eller henne regelmessig, for eksempel regnskapsføreren som ser etter din bokføring eller kontoransvarlig hos hovedleverandøren din. Hvis du ikke kjenner personen i det hele tatt, velg en formell brevstil. Semi-formelle brev er mer høflige enn uformelle brev. Tenk på dem som et kryss mellom typen offisielt brev du kan skrive til en regjeringskontrollør og den avslappede stilen til brev du kan skrive til en venn.
Følg Standard Business Letter Format
Semi-formelle brev følger standard forretningsbrev format; Det er bare språket du vil endre for å lage en nøytral tone. Velg brevpapir som skrives ut med firmaets brevpapir og skriv mottakerens navn og forretningsadresse øverst til venstre på siden. Så, hvis du skriver til administrerende direktør i et leverandørfirma, vil den indre adressen lese:
Catherine Torrance, administrerende direktør
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Deretter skriver du datoen i månedagsformat. Det er vanlig i virksomheten å skrive for å skrive måneden som et ord: "28. mars 2018."
Velg en hilsen
Bruk mottakerens etternavn etterfulgt av et kolon - "Kjære Mr./Mrs./Miss/Ms. Etternavn:" For flere adressater, oppgi navnene på alle mottakerne - "Kjære fru Tomaker, Mr. Bennett og Dr. Toulson-Smith: "Ikke skriv fornavnet; det regnes uhøflig. Hvis du ikke kjenner mottakerens navn, gjør du noen onlineforskning for å oppdage det. Bruk en generell hilsen som "Kjære salgsdirektør:" bare som en siste utvei. I dette scenariet vil det være å foretrekke å adressere brevet "Kjære herre" eller "Kjære frue" og bruk en formell tone.
Struktur kroppen for klarhet
Kroppen av brevet ditt skal slå en høflig og nøytral tone. Bruk hverdagsord i stedet for formelle ord, for eksempel "også" i stedet for "videre" og "men" i stedet for "men". Kontrakter som "Jeg er", "Ikke" og "Vil ikke" er greit i et semi-formelt brev så lenge de passer med selskapets husstil. Åpne ved å beskrive årsaken til at du skriver og gjør de resterende punktene dine over to til fire avsnitt på en logisk måte, en ide per avsnitt. Respekter mottakerens tid og hold brevet så kort og til-punkt som mulig.
Skriv en gratis lukk
Du har ulike muligheter for avrunding av et halvformelt brev, så velg en høflig men hjertelig avslutning fra listen nedenfor:
- Med vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen din,
- Vennlig hilsen,
- hjertelig hilsen
- Beste hilsener,
Fullfør ved å skrive inn navn og tittel, skriv ut brevet og skriv navnet ditt i mellomrommet mellom avsluttende og ditt skrevet navn.
Eksempel på et halvformelt brev
Setter alt sammen, her er et eksempel på et kort halvformelt brev:
Kjære Ms. Mears:
Jeg skriver for å formelt invitere deg til å være gjestespreker og workshop facilitator ved den kommende 2019 Industrial Sales Conference.
Temaet for denne konferansen er "Salg: Riding the Technology Wave." Det vil bli avholdt på Ernest N. Morial Convention Center i New Orleans fra 3. til 5. november 2019.
For din informasjon, vil Katerina Houlden av Intelligent Sales være åpent keynote-høyttaler. Temaet for hennes presentasjon er "Mastering Sales Big Data." Hvis du logger inn på vår konferanseportal på www.indsalescon.net, kan du se det nåværende utkastet og de spesifikke temaene som taler og workshops foreløpig vil dekke.
Vi regner med at oppmøte er den høyeste noensinne i år, i størrelsesorden 4000 delegater og 80 høyttalere. Jeg ville være glad og æret hvis du ville bidra til denne prestisjefylte hendelsen.
Jeg vil sette pris på det hvis du kunne svare innen 30. mai. Derfra kan jeg gi deg ytterligere informasjon du måtte kreve.
Beste hilsener,
Jane Doe
