Et bibliotek er bare så godt som sitt indekseringssystem: Uten Dewey Decimal, Library of Congress og en slags volumkatalog, kunne ingen finne den rette boken raskt eller pålitelig nok til å gjøre biblioteket nyttig. Inntil moderne offentlige biblioteker ble normen i midten av 1800-tallet, lagret faglige bibliotekarier plasseringen av tomter i deres omsorg. Senere har manuelle systemer som kortkataloger hjulpet beskyttere å se opp plasseringen av bøkene de ønsket. Siden 1990-tallet har de fleste biblioteker automatisert noen aspekter av deres virksomhet. Til tross for kostnaden og innsatsen for å installere disse systemene, er de en overlegen modell når du vurderer ulempene ved tidligere metoder.
Sårbarhet for menneskelig feil
Hvert system menneske arbeider med er sårbart for feil som er gjort av en distrahert, utmattet eller inkompetent lagmedlem. Automatiserte systemer krever fortsatt menneskelig interaksjon, men reduserer antall beslutninger eller operasjoner et menneske må utføre. Uansett om du legger inn en patrones reservasjonsforespørsel eller sporer ankomst av nye bøker, gjør hvert trinn som håndteres av en datamaskin, hele systemet mer effektivt fordi det er mindre utsatt for feil.
Kostnader legger opp over tid
Installasjon av et automatisert system kan koste $ 20.000 til $ 50.000 per bibliotek for utstyret alene. Til tross for disse upfront kostnadene sparer automasjon penger over tid. Denne besparelsen kommer i to former. Mange operasjoner, en gang operert, fortsetter uten medarbeiderens engasjement - for eksempel generering av rapporter om interbibliotekslånsforespørsler eller sending av elektroniske forsinkelser. Operasjoner som fortsatt trenger et menneske - for eksempel behandling av returnerte bøker - skjer raskere med støtte fra automatisering. I begge tilfeller kan biblioteket enten kutte bemanning for å redusere budsjettet, eller bruke de lagrede midlene til mer kundeorienterte oppgaver og programmer.
Søket tar lengre tid og er mindre effektivt
Søke etter en bestemt bok i en kortkatalog - det mest ikoniske manuelle bibliotekssystemet - betyr at du flytter fra en indeks til en annen når du endrer søket fra forfatter til tittel. Med et automatisert system kan du utføre enhver form for søk du liker fra samme sted med noen få klikk. Dette sparer lånere tid i forhold til den gamle måten, og trenger mindre hjelp fra bibliotekets ansatte. Fordi alle indeksene er virtuelle i stedet for fysiske, kan et automatisert system ha flere søkekategorier uten å legge til et annet møbel. Kunden kan søke etter et bredere utvalg av nøkkelord og konsepter enn med en kortkatalog. Automatiserte kataloger kan også settes online, la en beskytter bekrefte at en bok er tilgjengelig hjemmefra i stedet for å komme til biblioteket og bli skuffet.
Venstre bak på informasjonsveien
Biblioteker og informasjon blir digitalisert i et raskt tempo. Ethvert bibliotek som fremdeles bruker et manuell operativsystem, kan ikke koble til digitale ressurser. Dette gjør deling av informasjon og publikasjoner mye vanskeligere og tidkrevende enn med et automatisert system. Etter hvert som det 21. århundre utvikler seg og flere ressurser blir helt digitale, vil klienter av manuelle biblioteker ikke kunne få tilgang til en økende prosentandel av informasjon.
Sette grenser på fremtiden
E-bøker, podcaster, blogger og videoopplæringer er alle en del av hvordan den moderne verden kommuniserer summen av menneskelig kunnskap. Biblioteker med manuelle systemer har begrenset tilgang til denne voksende arbeidsformen. Ethvert kvalitetsautomatisert system vil derimot som standard gi ekstern og on-site tilgang til de fleste av disse ressursene.
