Når du driver en bedrift, må du bestemme hvilken type regnskapssystem du vil bruke. Du kan velge mellom å bruke et manuell regnskapssystem eller en datastyrt. Mens datastyrt systemer er praktiske, er det noen forskjellige fordeler som manuelle regnskapssystemer kan gi.
Unngå korrupte data
En av fordelene med å bruke et manuell regnskapssystem er at du vet at dokumentene dine alltid vil være tilgjengelige når du trenger dem. Dette er ikke alltid tilfelle når du bruker et datasystem. Når du bruker et datastyrt regnskapssystem, blir dataene ofte ødelagt, og du vil ikke lenger kunne få tilgang til informasjonen. På det tidspunktet kan du potensielt miste årets verdi av data som du desperat trenger for bedriften din.
Dupliseringsfeil
Når du bruker et manuell regnskapssystem, trenger du ikke å bekymre deg for dupliseringsfeil. Med et datastyrt system, er det en sjanse for at du vil kopiere feil fil og bruke et utdatert sett med tall. Med et manuell system har du bare en bok med dataene dine i den. Duplisering av dataene ville være en svært involvert prosess, som ikke sannsynlig vil oppstå. Dette hjelper deg med å unngå å bruke feil data.
Gjør endringer
En annen fordel med manuelle regnskapssystemer er at de er lettere å gjøre endringer i. Når du må endre en oppføring på hovedboken, tar du bare en viskelær og sletter oppføringen. Deretter kan du skrive den nye oppføringen i det tomme. Når du må endre en oppføring i ditt datastyrte regnskapssystem, må du kanskje skrive inn et passord og finne den aktuelle filen før du kan endre den. Dette tar ekstra tid og kan skape problemer.
tilgjengelighet
En annen fordel ved å bruke et manuell regnskapssystem er at det er lett tilgjengelig for alle som trenger informasjonen. For eksempel kan bedriftseiere stole på deres regnskapspersonell for å håndtere regnskapsprogramvaren og informasjonen i den. Hvis eierne trenger tilgang til noen data i systemet, må de vente på noen fra regnskapsavdelingen for å få det til dem. Med et manuell system kan de lett se i boken og få informasjonen selv.
