Overgang fra å bruke papir og blyanter eller en rekke frittstående dataprogrammer til et integrert informasjonssystem er et sikkert tegn på vekst i små bedrifter. I motsetning til et uensartet manuell system håndterer et teknologibasert system alle aspekter av lagring, behandling, distribusjon og kommunikasjon av forretningsinformasjon fra en sentral plassering. Selv om overordnede mål ofte fokuserer på immaterielle fordeler som å skaffe seg en konkurransefortrinn eller økende kundetilfredshet, har mange bedrifter også fordelaktige fordeler som kostnadsbesparelser, bedre kontroll og færre datainngangsfeil.
Definere Tangible
Hva du inkluderer i en konkret fordelingsliste, avhenger av om du klassifiserer disse fordelene med en smal eller bred definisjon. Hvis firmaet bruker en smal definisjon, er det kun konkrete fordeler du kan kvantifisere og måle i pengeproblemer. Disse inkluderer både umiddelbare kostnadsreduksjoner og langsiktige kostnadsbesparelser. En bred definisjon inneholder også kvasemessige fordeler som du ikke kan kvantifisere i penger, men som du direkte kan se, berøre eller føle.
Kostnadsbesparende fordeler
Selv om det ofte tar tid å begynne å realisere kostnadsbesparende fordeler og utgifter ikke vil krympe over natten, over tid blir de økonomiske fordelene mer åpenbare. I tillegg forekommer disse fordelene ofte i en sekvens. Et informasjonssystem øker for eksempel produktiviteten, noe som kan føre til reduksjon av antall ansatte, noe som reduserer driftskostnadene. Det kan også forbedre effektiviteten på lagerbestilling, noe som ofte reduserer ledetid og resultater i både reduserte beholdningskrav og kostnader.
Bedre intern kontroll
En rekke konkrete fordeler arbeider for å forbedre forebyggende og detektive interne kontroller. For eksempel muliggjør et sentralisert informasjonslagringssystem forbedret tilgangskontroll. Hurtigere rapportering, som ofte oversettes til tilbakemelding i sanntid, øker ansvarligheten og reduserer sjansene for misbruk av forretningsmessige eiendeler, svindel eller internt tyveri. I tillegg gjør automatisk sporing ikke bare søk etter nåværende og historiske dokumenter enklere, men lar deg også konstruere og gjennomgå komplette revisjonsstier for de fleste transaksjoner.
Økt inntekt
Et informasjonssystem kan forbedre responstiden og øke salgsinntektene. Materielle fordeler som forbedret datatilgjengelighet og færre informasjon flaskehalser i lagerstyringsdelen av et informasjonssystem kan bidra til å øke salget ved å redusere lager og tilbake bestillinger. I kundeforholdsstyringsdelen kan lettere tilgang til kundens opplysninger bety forskjellen mellom å lage og ikke gjøre et salg. Det tillater også salgs- og kundeservice folk å overvåke kundens ordrehistorie og planlegge rettidige salgssamtaler.
