Forretningskorrespondanse er vanligvis kortfattet og godt organisert, med forfatterens tanker presentert konsistent nok til å passe på en side. Det er imidlertid tider når meldingen du trenger å formidle krever to sider. Når du formaterer den andre siden av virksomhetsbrevet ditt, sørger du for at leseren ikke overser dine siste tanker.
Formatering av overskriften for andre sider
Den andre sideformatformatet du velger, er opp til deg, men det bør alltid inneholde minst det fulde navnet på personen til hvem brevet er skrevet. Sidens overskrift kan også inkludere sidenummeret og datoen for brevet.
Noen forfattere foretrekker å bruke en enkelt linje på den andre siden av forretningsbrevet. Dette kalles det horisontale formatet. For eksempel skriver de mottakerens navn til venstre til venstre, senter sidenummeret og skriver inn datoen som er berettiget til høyre margin. Ved å bruke dette formatet, ser det ut til at du lager tre kolonner.
En annen måte å formatere den andre siden på er å bruke blokkformatet, noe som betyr at du skriver mottakerens navn på topplinjen under en-tommers marginen, og deretter skriver du inn sidetallet på neste linje og datoen på den tredje linjen. For eksempel:
Mr. Davey Jones
Side 2
1. oktober 2018
I stedet for å bruke rettjustert margin, klikker du ganske enkelt over midten av siden nesten til høyre margin. Når leserne ser på den andre siden, er det første som de ser, navn, sidetal og dato. På denne måten, hvis du velger å stifte den første og andre siden, dekker ikke det stifte området overskriften på den andre siden.
Når du har overskriften på plass, bør du legge igjen tre tomme linjer før du tar med resten av virksomhetsbrevet ditt. Pass på at du har nok tekst til å rettferdiggjøre en annen side. Hvis du bare har en ekstra linje eller to, prøv å kutte brevet slik at det passer på en side. Sørg også for at du ikke starter den andre siden av brevet ditt midt i en setning. Når det er mulig, start et nytt avsnitt på den andre siden, slik at brevet ditt strømmer bedre.
Opprette marginsiden for andre sider
Hvis du har et tosiders forretningsbrev, vil du kanskje hakke de to sidene sammen. Det er imidlertid akseptabelt hvis du bare bretter de to sidene av brevet slik at de passer inn i konvolutten. Hvis du stifter sidene, vet leseren tydeligvis at meldingen din er mer enn innholdet på den første siden. Men hvis du velger å ikke stifte, må du sørge for at du begynner formateringen langt nok fra toppen av den andre siden, slik at leseren innser at den andre siden er like viktig som den første. En tomme margin fra toppen av siden er vanlig. Det er her du begynner den andre siden overskriften.
Få mottakerens informasjon rett
Fordi den andre siden av forretningsbrevet inneholder adressatens navn, er det avgjørende at du har adressatenes navn stavet riktig på første side av brevet, etterfulgt av hennes riktige tittel og postadresse. På den første siden av forretningsbrevet følger adressatens opplysninger etter datoen og returadressen din.
Hvis du er usikker på stavemåten til noen av adressatens opplysninger, kan du sjekke selskapets nettside eller ringe til selskapssekretæren eller resepsjonisten. Ikke farer forlegenhet selv og muligens fornærmer adressaten ved å bruke feil eller utdatert informasjon.
