Slik planlegger du en banebrytende seremoni

Planlegging av en banebrytende seremoni kan være relativt enkelt eller svært vanskelig, avhengig av årstid, type og antall individer involvert, og samarbeid med lokalpressen. Nedenfor er noen tips for å planlegge en vellykket banebrytende seremoni.

Forplanlegging av banebrytende program

Opprett en dato og klokkeslett for seremonien. Husk å huske tilgjengeligheten av representanter som trenger å være involvert.

Still inn programmet for arrangementet.

Lag en liste over alle individer som skal inviteres. Det kan inkludere by, fylke og til og med statlige og føderale tjenestemenn; det lokale handelskammeret og økonomiske utviklingsgrupper; ledere av selskapet eller organisasjonen for hvilken banebrytende forekommer; og den lokale pressen.

Utvikle en beredskapsplan for dårlig vær. Dette kan inkludere en kort seremoni utenfor for tjenestemenn til å grave den første skuddet av smuss med resten av seremonien som holdes på et nærliggende sted eller i et teltområde. Hvis været forbyder noen utvendig seremoni, bestemme om du skal flytte seremonien til et alternativ for regndato eller eliminere den seremonielle graven og hold alt på et sted på innsiden.

Bestem den beste måten å utvide hendelsesinvitasjonen på. Hvis arrangementet er stengt for offentligheten, inviter deltakerne via post, telefon eller direkte e-post. Hvis det er åpent for publikum, kan invitasjoner også legges ut i lokal avis og publiseres i offentlig tjeneste kunngjøringer på radio og fjernsyn.

Ring for å bekrefte at dato og klokkeslett for seremonien er på skjemaet for hver person som er på programmet. Pass på at alle som kommer til å bli bedt om å snakke eller gjøre noe for hendelsen forstår sine roller i programmet og hvor mye tid de må snakke om.

Hold oversikt over alle RSVPs for logistikkformål. Hvis en programhøyttaler skulle slippe ut i det siste øyeblikk, hold en alternativ høyttaler i tankene for å ta henne og ta de nødvendige tiltakene så snart som mulig.

Forbereder seremonien

Ring det lokale handelskammeret eller den økonomiske utviklingsgruppen for å finne ut om de har et banebrytende kit. De fleste organisasjoner av denne typen vil ha tau eller bånd for å markere av nettstedet, samt en gylden (eller annen farget) spade og hardhatter til seremonien. De vil vanligvis gi de gratis for medlemmer av deres gruppe. Hvis disse tingene ikke er tilgjengelige, bestem da hvordan du får det du vil ha eller trenger på egen hånd.

Etablere et budsjett for arrangementet. Hvis ingen budsjett er tilgjengelig, bestemme måter å få de donasjoner som trengs for å få seremonien til å skje som planlagt.

Bestem på dekorasjoner hvis de kommer til å trenge. Husk både de opprinnelige og beredskapsplanene. Ha dem på plass minst en time før hendelsen begynner.

Ordne for forfriskninger og papirvarer hvis det er aktuelt. Hvis ikke, må du sørge for at ferskvann som minimum er tilgjengelig for programhøyttalerne.

Arranger for sitteplasser både innendørs og utendørs alternativer. Hvis sitteplasser ikke er mulig for alle på grunn av målgruppens størrelse eller hvor arrangementet holdes, sørg for at sitteplasser er strenge for programdeltakere og andre dignitarier. Bestem om det vil bli tildelt sitteplasser. I så fall gjør du et sitteplan slik at alle som er involvert i seremonien, vet hvor programdeltakere og andre dignitarier vil bli sittende.

Arranger for et telt hvis det trengs. Pass på at det er oppe og på plass et par timer før arrangementet skal starte.

Ordne for et lydsystem hvis en er nødvendig. Pass på at den er satt opp og testet før seremonien er satt til å begynne.

Ordne for søppelbeholdere, hvis det er aktuelt. Pass på at de er inkonsekvent på plass før hendelsen begynner.

Lag navnemerker for alle dignitarier som deltar på arrangementet, slik at de lett kan identifiseres. Ordne for noen å hilse på dem når de kommer og sett dem.

Merk av grøftstedet med tau eller flagg for å gi folk beskjed om hvor du skal dra. Arranger for en plastdråpebane hvis stedet er gjørmete for å forhindre skade på deltakerens sko.

Pass på at alle deltakerne i graven har en hard hat. Vær oppmerksom på at slike hatter kan være nødvendige for alle deltakere dersom seremonien finner sted innenfor et utpekt hardhatområde.

Gjennomføring av seremonien

Sørg for at alle deltakerne er på deres tildelte steder før seremonien begynner. Pass på at de forstår parametrene og hvor lang tid de må snakke om.

Ring deltakere til å bestille før seremonien begynner. Velkommen alle til seremonien og introduser den første høyttaleren når det er på tide å begynne. Oppsummer eventuelle logistiske krav som forfriskningsstedet eller plasseringen av toaletter.

Ta bilder av arrangementet etter behov. Et annet alternativ er å arrangere å få kopier av bilder tatt av pressen.

Opprettholde strømmen av programmet fra begynnelse til slutt. Hvis det er nødvendig, snakk om og fortsett å snakke for å holde programmet på sporet eller til å dekke for en manglende deltaker.

Ta vare på opprydding når hendelsen er avsluttet. Pass på at alt søppel er plukket opp og at nettstedet blir returnert til det var før hendelsen startet.

Elementer du trenger

Liste over lokale pressrepresentanter
Liste over by, fylke, stat og føderale representanter
Invitasjoner
Tau for å markere av nettstedet
Skuffe
Hardhats for deltakere
Kamera
Pynt
forfriskninger
Site mark off utstyr
Navnelapper
Bord og stoler
Podium med lydanlegg
Telt

Tips

"Stedet" tilsvarer det banebrytende stedet. Den eneste tiden som kan endres, er på grunn av målestørrelsen eller værforholdene. Det kan være umulig å få alle ønsket på riktig sted til rett tid, så skyte for en dato og klokkeslett som oppfyller tidsplanene for de involverte. Banebrytende seremonier inkluderer vanligvis en seremoniell graving av den første skovlen av smuss. De kan også inkludere bemerkninger fra ordføreren eller andre by-, stats- eller føderale tjenestemenn, handelskammeret eller ledere for økonomisk utvikling, og tjenestemenn fra virksomheten eller organisasjonen som holder banebrytende. I de fleste tilfeller er det best å forsøke å arbeide uten et offentlig adressesystem på grunn av bryet og utgiftene som er involvert i å sette opp en. Hold forfriskninger enkle, som kake og slag. De fleste som er involvert i arrangementet, har stramme tidsplaner og har ikke tid til utvidede buffeer eller middager. Pass på at de er på plass minst en time før hendelsen begynner. Bruk bare navnemerker hvis de trengs. Harde hatter kan ofte lånes fra lokal næring dersom midler ikke er tilgjengelige for kjøp. Vær alltid forberedt på å gå inn og gjøre alt som kreves for å sikre et vellykket resultat. Takk deltakere for å komme enten muntlig eller skriftlig.