Det er spesifikke ting som du kan kommunisere med andre mennesker i ditt forretningssted ved å bruke notisfordeling. Et notat kommuniserer vanligvis noe som er viktig for medarbeidere og distribueres vanligvis til minst mer enn én person i selskapet. Et notat kan også brukes til å la alle få vite om noe haster, for eksempel tapte filer. Tapt filer kan påvirke driften av virksomheten, og arbeidstakere bør varsles om problemet og hvordan de kan hjelpe så snart som mulig.
Fullfør toppteksten for notatet om tapte filer. Dette inkluderer en linje for datoen, emnet, hvem notatet er til og hvem det er fra. Disse linjene er merket "Dato", "Emne", "Til" og "Fra". Faget skal minst si "Lost Files", men kan også beskrive hvilke filer som går tapt.
Forklar problemet i første avsnitt direkte under overskriften. Dette bør definitivt inkludere hvilke filer som går tapt, for eksempel filer for en bestemt klient eller et prosjekt. Det kan også inkludere hvordan du tror filene ble tapt, hvor de kan være og hvor raskt det er å finne dem.
Beskriv mer om problemet i neste avsnitt. Få mer detaljert informasjon om de tapte filene på dette tidspunktet. Du kan gi opplysninger om klienten eller prosjektet filene er for eller mer informasjon om hvordan filene kan søkes av ansatte. På dette tidspunktet, oppgi en bestemt dato filene må bli funnet av.
Fortell mottakerne av notatet nøyaktig hva du vil at de skal gjøre i den siste delen. Dette bør være spesifikke handlinger, for eksempel søk i database X, eller gå gjennom alle dine personlige filer hvis du lagret de tapte filene på bedriftens datamaskin eller flash-stasjoner. Gjenta datoen da filene skal finnes av.
Proofles notatet. Pass på at du ikke har tatt med noen sensitive opplysninger om filene som det ikke skulle være en skriftlig oversikt over. Sørg også for at du har formulert viktigheten av å finne de tapte filene tydelig.
