Når du planlegger et møte på et hotell, vil du sørge for at salgsavdelingen fanger gruppens behov riktig slik at du ikke blir overladet. Din kontakt på hotellet vil opprette et gruppesummer for møtet ditt for å dele med andre avdelinger og sørge for at alt du trenger på hotellet blir gitt. En gruppe CV er en profil som inkluderer organisasjonens formål å møte på hotellet, antall personer som deltar, antall soverom og parkeringsplasser som kreves, catering og andre funksjonelle behov, vil hotellet være medvirkende til å tilby. Denne profilen skal opprettes omtrent 14 dager før arrangementet ditt, slik at tidslinjen passer i samsvar med dette.
Skriv ut alt du trenger for møtet og gi det til hotellsalgskontakten din for å sikre at hotellet har ressurser for å dekke dine behov. Måltider, snacks, parkeringsplasser, breakout rom og overnatterrom er eksempler på varer du bør dele med salgskontakten. Dette vil gi ham en foreløpig ide for din visjon om møtet og hotellets rolle i å få det til å løpe jevnt. Han kan gi et standardskjema for deg å fylle ut for å fange denne informasjonen.
Opprett forfallsdato for deltaker møte registreringer med hensyn til tidslinjen din hotellkjøp kontakt trenger for å informere personalet om dine møtebehov. Bruk incentiver til å oppmuntre tidlig registrering, inkludert rabatterte registreringsavgifter eller konferanseavgift. Sørg for at deltakerne vet hva som er tilgjengelig for bruk på hotellet og vurdere å registrere deg for ekstra aktiviteter på skjemaet ditt. Spa-behandlinger, ikke-middagsmiddager og ekskursjonsaktiviteter er elementer du kan inkludere hvis hotellet har ressurser til å gi dem og de møter omfanget av møtet.
Kommuniser med salgskontakten din når du overgår din endelige forfallsdato for å sikre at han har en mengde folk som deltar og hva som trengs fra hotellet. Baser eventuelle flere tall på kommunikasjon du mottar fra potensielle deltakere som ønsker å delta, men ønsker å registrere på stedet og historiske tall for registrering på stedet.
Be om en gjennomgang av gruppeopptaket to uker før møtet ditt. På denne tiden vil gruppens CV være opprettet og vil være klar til å bli delt med resten av hotellet. Du vil sørge for at tallene og aktivitetene som er fanget av salgskontakten, stemmer overens med tallene og aktivitetene som planlegges for møtet. Still spørsmål for å sikre at du forstår alle artikler du vurderer. Ta med eventuelle uoverensstemmelser til kontaktpersonens oppmerksomhet umiddelbart.
Gå gjennom fakturaen din fra hotellet og sammenlign den med informasjonen du har vurdert på gruppens CV og organisasjons registreringsinformasjon når møtet er ferdig. Sjekk for unøyaktigheter og overladninger. Hvis du finner noen, ta kontakt med selgerkontakten og salgssjefen slik at de kan korrigeres tilsvarende.
Tips
-
Be om en fysisk kopi av gruppeopptaket ditt før møtet ditt for å beholde dine oppføringer. Gjennomgå sammendragsgruppeseddel for å få en ide om hva salgsavdelingen vil trenge på forhånd. Kommuniser eventuelle større endringer som vil påvirke møtet ditt så snart som mulig.
