W-2-skjemaet er et viktig skattedokument for ansatte. W-2s registrerer lønn fra en ansatt og annen kompensasjon, lønnsavdragsavdrag og annen tilbakeholdende informasjon som må rapporteres om selvangivelse. Internal Revenue Service sier at ansatte skal motta sine W-2-skjemaer senest 31. januar, slik at de har nok tid til å forberede sine selvangivelser.
W-2 Distribusjonsfrist
Fristen for arbeidsgivere å distribuere W-2 skjemaer er 31. januar - selv om IRS også sier at ansatte skal motta dem innen den dato. IRS kan fine arbeidsgivere for hver sen W-2, med mengden avhengig av hvor sent W-2 er distribuert, størrelsen på virksomheten og om bruddet er bevisst eller utilsiktet. En arbeidsgiver kan be om en forlengelse ved å skrive et brev til IRS som forklarer hvorfor hun ikke kan distribuere W-2s innen fristen. Forlengelsesforespørsler må sendes til IRS Information Returns Branch i Kearneysville, WV. Merk brevet til oppmerksomhet for forlengelse av tidskoordinator. Forlengelsesforespørselen må sendes innen 31. januar.
Elektronisk W-2 Distribution
Tradisjonelt sendes W-2 skjemaer via post. Arbeidsgivere kan også sende dem elektronisk, forutsatt at medarbeider samtykker og får W-2 innen utgangen av januar. Ansatte må få beskjed om krav til maskinvare og programvare for å motta W-2 skjemaer elektronisk. I tillegg må arbeidsgivere informere ansatte om hvordan å tilbakekalle samtykke dersom de ønsker å gjøre det. Ansatte som ikke velger å motta elektroniske W-2, fortsetter å få papirformularer.
