Enten du jobber i en travel PR-avdeling for et større selskap, eller har blitt tildelt for å håndtere kampanjen for en liten begivenhet, er medievarslingen et av de viktigste verktøyene i handelen. Medievarslingen er en invitasjon designet for å informere media om arrangementet ditt, for eksempel en pressekonferanse eller en stor åpning, og lokke dem til å delta. Et medievarsel er forskjellig fra en pressemelding, som er et eksempel på typen dekning du vil se etter hendelsen.
Legg til overskrift i dokumentet som viser "Media Alert." Bruk en stor skrift - 20 poeng eller høyere - alle store bokstaver og fet skrift for å sikre at varselet skiller seg ut blant alle de andre elementene et pressesenter mottar hver dag.
Inkluder datoen du sender varselet og kontaktinformasjonen din øverst på siden.
Beskriv grunnleggende informasjon om hendelsen; inkludere hvem, hva, hvor, når og hvorfor. Bryt hvert aspekt inn i et eget avsnitt, hver med sin egen overskrift.
Bruk klart, overbevisende språk for å beskrive hendelsen, men unngå rapportering. Et medievarsel er utformet for å tiltrekke media til et arrangement, ikke forklare hendelsen eller gi vinkler på nyhetene.
Skriv ut medievarselet på firmaets brevhode. Dobbeltklikk dokumentet for skrivefeil, stavemåte og grammatiske feil, og bekreft at detaljene i arrangementet er riktige.
Forbered din mediekontaktliste. Hvert utskriftsmateriale har sin egen preferanse for å motta varsler, men de fleste foretrekker faks eller e-post. Bekreft at kontaktinformasjonen du har for hver person, er riktig for å unngå å kaste bort tid.
Send mediavarslingen minst 24 timer før arrangementet, om mulig. Hvis medievarslingen gjelder for en pressekonferanse på siste minutt, eller et tilbud til en ekspert på en nyhetshistorie, send den så snart som mulig, helst med minst en time eller to varsler.
Følg medievarslingen med en telefonsamtale hvis du vil bekrefte at nøkkelmedier mottok varselet og planlegger å delta, eller hvis det går ut med kort varsel.
Legg inn medievarselet til firmaets nettside, og legg til informasjon om hendelsen til bedriftens sosiale medier, hvis det er aktuelt. Hvis mediene følger deg online, kan de umiddelbart få informasjon fra disse kildene, noe som er spesielt viktig hvis de er ute i feltet og ikke mottar ditt trykte varsel.
Tips
-
Hold medien varslet kort, ikke mer enn en side. Gjør det klart at det vil være muligheter for bilder og videoer ved mediehendelsen.
