Hovedboken er en bokholderens (regnskapsførerens) innsamling og sammendrag av selskapets kontoer. Den generelle journalen er en kronologisk oversikt over daglige finansielle transaksjoner, og hovedboken er spesifisert etter kontoer. Hovedboken tar ofte form av en enkel to-kolonne T-konto. Formelle poster kan bruke flere kolonner til å vise kontosaldoen etter hver debet- og kredittpostering. Det er en del av en måte å holde oversikt over den økonomiske helsen til virksomheten din.
Oppsett
Det er opp til regnskapsføreren eller bokholderen hvordan man oppretter og navngir kontoer for Ledger, men en typisk og enkel måte at det gjøres over hele linja, er å bruke T-metoden som vil tegne informasjonen som ble skrevet inn i journalen. Når det gjelder den formelle hovedboken, vises en "løpende balanse" av de daglige transaksjonene på slutten av hver dag i en egen kolonne.
Navngivnings- og nummereringskontoer
Navngi kontoer er gjort for å klart formidle hva slags konto det er. Vanligvis er kontanter kalt kontanter, kapital er kapital, utgifter er utgifter - tydelig merket til type utgift (leie, telefon), inntekter og kundefordringer (penger på grunn av eller inntekt) og kontoer betalbar (gjeld skyld), og så videre. Dette er noen forskjellige typer kontoer som er i en hovedbok, avhengig av hvilken type virksomhet. De fleste hovedbok "koder" for kontanter er de 100 kontoene; som blir fulgt av 200, 300, 400 kontoer og så videre. Åpningsbalanser er ikke alltid null og avhenger av om du åpner virksomheten din med materielle eiendeler og forpliktelser som legger til eller trekker verdier fra virksomheten din.
Elektroniske Ledgers
Elektroniske ledere har regnskapsmoduler som gir avanserte verktøy som er utformet for å håndtere videreføring og rapportering av detaljerte finansielle transaksjoner. Noen har verktøy som integrert prosjektsporing. Disse elektroniske systemene kan generere mange forskjellige typer rapporter som en liste over oppføringer, resultatregnskap, balanseark, forholdsanalyse og mer. Skjønnheten hos dem er at de gjør alle beregningene for deg, og eliminerer behovet for å legge til maskiner og kalkulatorer, unntatt i de strengeste forholdene. Elektroniske ledere gjør det også mulig å kjøre detaljerte revisjonsstier, samt å gjøre kompliserte eller enkle budsjetter og løp Profit and Loss (P & L) uttalelser. Elektronisk regnskap gjør det lettere å spore uoverensstemmelser som dupliserte innlegg eller manglende betalinger og kreditter som kan vises på ditt månedlige kontoutskrift.
Matlaging av bøkene
Når et selskap øker økonomiske data for å gi ikke-eksisterende inntjening, kalles det "matlaging av bøkene." Ledgers er antagelig brukt til å hindre denne typen svindel fordi boklaging innebærer akselererende inntekter og forsinkelse av utgifter, samt gjennomføring av syntetiske transaksjoner for å få mer legitim finansiering, samt å forbedre økonomiske forhold på Wall Street. Selv om Sarbanes-Oxley Act (se Resources) ikke gjelder for en liten eller familieeid bedrift, ble det opprettet, i lys av Enron og Worldcom-skandalene, å styre "kreativ finansiering" og å kontrollere hendelser som kan føre til svindel, så vel som ærlig feil.
Generelle aksepterte regnskapsprinsipper
Generelle aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP) gir investorer et minimumsnivå av konsistens når de analyserer regnskap for investeringsformål. Disse prinsippene dekker ting som inntektsføring, balanseelementklassifisering og utestående delmålinger. Det er imidlertid et sett med generelle standarder, som kan forvrenges. Forvrengte regnskapsstandarder kan resultere i det som kalles "regnskapsstøy", støy som gjør at noen selskaper kan male et rosere bilde av deres økonomiske bunnlinje som det som egentlig eksisterer. I alle tilfeller bør investorer være forsiktige når man gransker ikke bare ledgers, men også tidsskrifter, kvitteringer, fakturaer og kontoutskrifter, kostnader for avskrivninger på maskiner og utstyr, og eventuelle andre økonomiske data som er tilgjengelige for å bestemme den "sanne" stabiliteten eller potensialet til en virksomhet før du investerer.
