Er det noe mer forvirrende enn å gå inn i et nytt kontor på din første arbeidsdag og har ingen anelse om hva du skal gjøre, mye mindre hvor du skal finne på badet? Med en liten planlegging (og et langt minne om hva det var å være en nybegynner selv), kan du designe en veiledningshåndbok for ansatte som vil gjøre første-timers føler seg hjemme.
Identifisere formål og omfang av håndboken. Er det å gå nybegynnere gjennom trinnvis prosess for å utføre bestemte oppgaver? Er det å introdusere henne til bedriftens historie og politikk, regler for hensiktsmessig oppførsel, og standardskjemaer og prosedyrer etter deltagelse, ferier og sykefravær? Eller er det en kombinasjon av begge?
Sett opp listen over emner som skal dekkes i håndboken, og avgjøre om du vil skrive hele håndboken selv eller delegere deler av den til kunnskapsrik personell. Denne beslutningen vil være basert på jobbets kompleksitet, og hvor ofte manualen må oppdateres for å holde tritt med selskapets vekst og innføring av ny teknologi.
Samle inn og kopiere eksisterende dokumenter for inkludering i håndboken. Disse vil inkludere slike elementer som jobbspesifikasjonene for den nye ansattes stilling, standardiserte skjemaer, selskapsoppgaveoppgaven og / eller siste årsrapport, et organisasjonsskjema, en kontorplanløsning, en liste over ansatte sammen med deres titler og deres kontorstelefon tall, seksuell trakassering, og kanskje en kopi av det siste nyhetsbrevet.
Bestem hvilke emner som skal skrives fra grunnen av. For eksempel kan ansatte som ikke bare er nye til selskapet, men også nye til byen, sette pris på en liste over nærliggende restauranter, butikker og postkontorer. Hvis det er uskrevne tradisjoner som ville være interessant for nybegynnere å vite, ville dette være et godt sted å nevne dem. For eksempel er det kanskje en divisjonspotlukke holdt en gang i måneden for å feire bursdager, eller kanskje er det en yoga-klasse på stedet som møter hver fredag i lunsjen.
Be om råd fra noen av de nylig ansatt ansatte. Spør dem hvilke typer materialer som hadde vært nyttig å ha på sin første dag og hvordan de gikk om å finne den informasjonen de trengte.
Ta med et velkomstbrev fra ansattes veileder eller til og med presidenten til selskapet. Dette brevet skal oppfordre mottakeren til å bidra med ideer til håndboken hvis han ser måter at innholdet kan forbedres og / eller utvides.
Stave ut reglene for hva som utgjør passende kontoradferd. Du vil kanskje inkludere forbud, for eksempel ved bruk av kontortelefoner for personlige samtaler, surfing på Internett, sending av eksterne e-postmeldinger eller kjøring av et firmakjøretøy for å kjøre ærend. Hvis medarbeiderens skrivebord eller kontor er i klart øye med selskapets kunder og besøkende, må du også stille regler for så vidt som kunstverk, planter, skrivebordsposter, fotografier, radioer, etc.
Definer hva selskapets kleskode er.
Organiser alt materiale i en 3-ring bindemiddel som kan gis til ansatt på første arbeidsdag.
Rekruttere ekstra par øyne for å korrekturlese innholdet grundig.
Ta med et påmeldingsark for den ansatte å erkjenne at hun har mottatt orienteringshåndboken, og at hun vil være ansvarlig for å gjennomgå alle materialene innenfor.
Tips
-
Siden en veiledningshåndbok for ansatte kan betraktes som et pågående arbeid, kan du vurdere å lage en onlineversjon som alle ansatte vil kunne få tilgang til, og om nødvendig oppdatere sine minner om selskapets retningslinjer. Hvis det er praktisk, skal hver medarbeider i din organisasjon utarbeide individuelle skrivebordshåndbøker som adresserer alle sine oppgaver. Dette er ikke bare tilrådelig å ha på plass som et tidsbesparende treningsverktøy hvis / når de gir varsel, men tillater også midlertidig personell å enkelt fylle ut dersom arbeidstakeren går på lengre ferie eller er ute på sykefravær.
Advarsel
Ikke utelat viktige skritt fra en forklaring på hvordan du skal utføre en oppgave. Selv noe som er så enkelt som å fortelle dem hvor "på" -knappen er plassert på en maskin eller hvor skuffen inneholder visse dokumenter, vil bli verdsatt av en nykommer.
