Bedrifter må gi ansatte og uavhengige entreprenører inntektsskjemaer for å sende innmeldinger. Ansatte får W-2 skjemaer og uavhengige entreprenører mottar 1099-MISC skjemaer. Disse skjemaene krever navn, adresse og et Federal Tax Identification Number, også kjent som et personnummer for personer og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer for bedrifter.Forhindre potensielle arkiveringsproblemer for alle parter ved å verifisere TIN-informasjonen på skjemaene du genererer. Offentlige søkeposter har forskjellige ressurser for å bekrefte TIN-eiere.
Internal Revenue Service
Non-Profit Search: IRS har et verktøy for å søke ideelle organisasjoner kalt Undersøkelsesorganisasjonen Velg Kontroll. Ved å legge inn en TIN, gir verktøyet ikke-profittnavnet og sist kjente adressedetaljer. Det står også skattefritatt status, identifiserende enheter som har mistet non-profit status. Arbeidsgivere benytter ikke-kommersielle TIN-detaljer når de trekker fra donasjoner, samt ved utstedelse av 1099-MISC-skjemaer dersom veldedighetstjenesten ble kontrahert for tjenester.
For-Profit og individuell søk: IRS har også en TIN-matchende tjeneste for bedrifter å matche individuell eller forretningsskattinformasjon. Denne tjenesten samsvarer med TIN-informasjon med potensielle navnevariasjoner. Denne tjenesten fungerer bare hvis du har et navn som samsvarer med TIN. Dette bidrar til å forhindre svindel av ansatte eller leverandører som gir unøyaktig informasjon. Denne tjenesten er tilgjengelig på nettet og har umiddelbare resultater for søk på opptil 25 navn. Store søk krever 24 timer for batch-matching opptil 100.000 TIN.
Sikkerhet-og utveklsingskommisjonen
EDGAR-systemet er databasesøket vedlikeholdt av SEC for registrerte selskaper som øker $ 1 million eller mer. Bedrifter under denne terskelen er ikke pålagt å registrere seg. Dette systemet krever at søkeren har noen bedriftsinformasjon for å gjennomføre søket. Det er ingen måte å søke utelukkende basert på TIN. Dette begrenser EDGAR-systemet, men det er en ledig ressurs tilgjengelig for bedrifter.
Sosial Sikkerhetsadministrasjon
Sosialtjenestestyrelsens nummerverifikasjonstjeneste fungerer på samme måte som IRS-systemet, men er eksklusivt til sosialsikkerhetsnumre, som tjener enkeltpersoner og ikke forretningsenheter. En bedrift kan bekrefte opptil 10 numre med navn eller navnvariasjoner på nettet umiddelbart gratis. Arbeidsgivere kan bekrefte medarbeiderinformasjon før innlevering av W-2-informasjon.
Ikke alle uavhengige entreprenører har etablert en formell forretningsenhet. Disse entreprenørene er "forretningsmessige som" bedriftseiere som ofte bruker sitt eget personnummer i stedet for en egen TIN for forretningsformål. Sosialtjenestestyrelsens nummerverifikasjonstjeneste bekrefter informasjon i disse situasjonene.
Videre feilsøking
Det er mulig å få selvangivelser avvist hvis TIN-informasjonen er feil. Hvis databasesøk ikke klarer å gi den ønskede TIN-verifikasjonen, feilsøker du eksisterende forretningsregistre. Dette kan være tidkrevende, men suksessratene øker med mer informasjon.
Start med gamle selvangivelser og sysselsetting poster. Kryssreferanse TIN med tidligere ansatt eller leverandørinformasjon. Match hver TIN med informasjon gitt på Form I-9 når ansatt eller leverandør ble ansatt. Ring person- eller leverandørvirksomheten og forklar problemet med verifisering. Be om oppdatert informasjon, for eksempel kopier av trygdekort for å oppdatere riktig.
