Utvikling av en realistisk prosjektplan krever at du beregner prosjektets varighet så nøyaktig som mulig. Du oppnår dette ved å fullføre tidsrammer for individuelle prosjektoppgaver og aktiviteter.
Projektsaktivitets sjekkliste
Opprett en sjekkliste for prosjektaktivitet som inneholder en liste over alle forventede aktiviteter og oppgaver, samt relevante deloppgaver som er nødvendige for å fullføre prosjektet. For eksempel kan oppgaven med å konfigurere skybasert programvare for menneskelige ressurser inkludere et undertrinn for å integrere eksisterende data og en annen for å stille inn brukeradgangsnivåer. Tjeklisten gir et passende sted å legge inn tidsrammer for hver oppgave.
Tidsrammer
En prosjektleder med erfaring estimerer ofte oppgaver for ferdigstillelse basert på tidligere lignende prosjekter. Hvis du mangler erfaring som prosjektleder, eller prosjektet representerer noe nytt, bør du innhente hjelp fra de med relevant erfaring, for eksempel andre prosjektledere. Prosjektteammedlemmer kan også gi estimater for deres individuelle aktiviteter. Juster tidsestimatene opp eller ned for alle antagelser og begrensninger du identifiserer. For eksempel, hvis et medarbeider planlegger å gå på ferie under forventet prosjektplan, tjener det som en begrensning.
Beregning og flyt
Legg til alle de endelige oppgavene og aktivitetsestimatene sammen og konverter totalt til timer. Dette tallet tjener som et foreløpig prosjektvarighetsestimat, som må konverteres til uker eller måneder. Prosjektledere inkluderer ofte ekstra tid, kalt prosjektflyt, for å gi en tidsbuffer for eventuelle uventede forsinkelser i ferdigstillelse.
