Prosjektledelse refererer bredt til prosessen og relaterte aktiviteter for planlegging, organisering og kontroll av ressurser for å oppnå konkrete mål. Prosjekter er vanligvis begrenset av faktorer som omfang, budsjett og tid, og krever at prosjektledelsesfunksjonen skal optimalisere ressursfordelingen og integrere dem riktig for å overvinne disse begrensningene og oppfylle forhåndsdefinerte mål. Administrere prosjektaktiviteter kan ses som en rekke trinn som skal fullføres, i tråd med de fem faser som definerer prosjektets livssyklus.
Initiering
Prosjektinitiering starter prosjektets livssyklus og innebærer å samle et team ledet av prosjektleder og gi oversikt over prosjektet. Oversikten inneholder vanligvis definere årsaken til prosjektet, forretningsmålene og strategien for å oppnå de ønskede resultatene. I tillegg er det gitt et foreløpig omfang, budsjettforslag, milepæler og en sluttdato. Denne fasen gjelder vanligvis seniorledere som lager en forretningsmessig sak for prosjektet basert på en feasibility studie og utvikle et prosjekt charter som spesifiserer prosjektets visjon, omfang, forventninger og gjennomføringsplan.
Planlegger
Planlegging innebærer kartlegging av alle nødvendige oppgaver for prosjektgjennomføring og å gi realistiske oppgaver for sluttdato. Planleggingsfasen innebærer ofte å opprette en prosjektstyringsplan for å lede laget. PMP gir en detaljert oversikt over nødvendige ferdigheter, risikovurdering, ikke-arbeidskraft ressurser og milepæler for hver oppgave. Den identifiserer interessentene og definerer kriteriene som trengs for å fullføre hver enkelt oppgave - hvordan og når aktiviteter skal gjennomføres, prosedyrer som skal følges, rapporteringsfrekvens og kommunikasjonskanaler.
Henrettelse
I gjennomføringsfasen blir den planlagte løsningen implementert for å møte prosjektets krav. Prosjektteamet og de nødvendige ressursene samles og brukes til å skape de ønskede utgangene til prosjektet. Det er en iterativ fase som involverer feilsøking, testing og omtaler for å møte et bestemt sett med produktkrav. Prosjektlederen overvåker riktig ressursallokering for å holde prosjektet på tide. Han opprettholder også kommunikasjon med både interne og eksterne interessenter - prosjektgruppemedlemmene, daglig leder og leverandører - for å diskutere prosjektstatus.
Styre
Kontrollfasen involverer prosjekttesting og overvåkning for å sikre at arbeidet som blir utført, overholder planen og oppfyller interessentforventningene. Målet er prosjekt aksept av kunden. Prosjektresultater overvåkes løpende, og hvis avvik oppstår eller kunden ber om en bestemt endring, blir dataene matet tilbake til utførelsesprosessene, slik at korrigerende tiltak blir tatt. Denne fasen er ferdig når leveranser - de endelige utgangene av prosjektet - er godkjent av kunden etter å ha oppfylt de foreskrevne kvalitetsstandardene som er definert i planen.
nedleggelse
Lukningsfasen involverer typisk dokumentasjon av prosjektet - en prosess som begynner når leveranser blir utgitt av entreprenøren og formelt akseptert av klienten. Alle relevante materialer overleveres, inkludert prosjektdokumentasjon, manualer og kildekoden. All kontraktsadministrasjonspapir er fullført, fremhevet av de underskrevne kontraktsdokumenter for godkjenning. En formell prosjektrapportrapport som identifiserer og vurderer nivået på prosjektsuksess, samt en kritisk gjennomgang av erfaringene, er også gitt til klienten.
