En hjelpeskjerm er et responssenter for diagnostisering og ruting av tekniske problemer. Help Desk-ansatte gir støtte til alt teknisk utstyr i et selskap. En helpdesk er stadig opptatt på grunn av problemene med det store utvalget av utstyr de støtter, fra skrivere til datamaskiner og telefoner. Disse problemene varierer fra små opplæringsproblemer til store maskinproblemer. Å kjøre en helpdesk krever effektivitet og oppmerksomhet på detaljer. Denne artikkelen beskriver hvordan du kjører en helpdesk.
Oppgi støttenivåer. Tilordne personer med mindre trening og kompetanse til lavere nivåer, og de med mer trening til høyere nivåer. De ansatte i høyere nivåer bør ha mer tekniske ferdigheter og kompetanse. Et problem bør gå gjennom de lavere nivåene først. Hvis de ikke klarer å løse problemet, går det opp et nivå. Denne prosessen sikrer effektivitet og gjør det mulig for ansatte på høyere nivå å fokusere på jobber på høyt nivå.
Bestem deg om flyt. Det første problemet er hvordan problemet kommer inn i helpdesken. Mesteparten av tiden går teknikken som tar samtalen inn i dataene til hjelpeprogramvare. Det laveste nivået av støtte får oppdraget. Bestem hvem som er ansvarlig for å sikre brukerens problem er løst til hennes tilfredshet. Dette er det viktigste aspektet av flyt.
Spor alle problemer, selv om de er faste raskt. Merk tid og dato på hvert nyåpnet problem. Å holde seg tydelig på tider og datoer hjelper teknikere å ta vare på problemer i tide. Andre viktige elementer å spore inkluderer maskinnummer eller identifikasjon og medarbeiderinformasjon. Ved hjelp av disse dataene kan hjelpeprogrammet identifisere maskiner som ofte bryter og finne ansatte som trenger trening. Det hjelper også mindre erfarne teknikere til å se hvordan andre løste problemet.
Gi konstant opplæring og støtte for hjelpepersonell. Tren alle nye helpdeskmedarbeider på helpdeskprogramvaren. Nye maskiner, utstyr og programvare krever alle trening for hjelpepersonell, slik at de kan løse brukerproblemer. Møter med alle ansatte sikrer at alle er på samme side, og at helpdeskprogramvaren fungerer som den skal.
