Rapportering om tilskudd mottatt organisasjon er et viktig aspekt av forholdet mellom stipendinstitusjonen og stipendiatmottakeren. Grant-rapporter gir informasjon om aktivitetene i det opprinnelige tilskuddsforslaget, nye funn, fallgruver, suksesser og økonomi. Å være ærlig, klar og kommende i en tilskuddsrapport hjelper tilskuddsinstitusjonen å måle sin innflytelse og lære av organisasjonens erfaring. Det er viktig å rapportere om spesifikke leveranser og aktiviteter foreslått i det opprinnelige tilskuddsforslaget. Bidragsrapporter inneholder vanligvis en omtale, omslag, fortellende og finansiell seksjon.
Samle informasjon og delegere oppgaver
Når du begynner å skrive en stipendrapport, vil du være krystallklar om de spesifikkene du foreslo i tilskuddsforslaget, og være veldig kjent med prosjektet finansiert av dette tilskuddet. Se tilskuddsforslaget og gi tildelingsbrev.
Godt i forkant av rapportens frist, innhente hjelp fra lederne til de riktige avdelingene du trenger for å fullføre stipendiet. For eksempel, se finans og regnskap for regnskapet, programpersonal for feltrapporter, administrerende direktør for signatur og kommunikasjon for bilder.
Samle de forskjellige materialene og hold dem på fingeren tips som du legger dem alle sammen i rapporten.
Skriv omslaget og fortellingsseksjonen
Den første delen er omslaget og krever grunnleggende kontaktinformasjon og data som vil knytte din bidragsrapport til ditt opprinnelige bidragsforslag. Denne delen inneholder organisasjonens juridiske navn, datoperioden for prosjektet som er beskrevet i bevilgningen, navnet på administrerende direktør eller president i organisasjonen din, navnet på kontaktpersonen som er mest kjent med det finansierte prosjektet og stipendrapporten. Ta også med hele epostadressen din, telefon- og faksnummer, e-postadresse, prosjektnavn, beløp på bevilgningen, stipend ID-nummer og formålet med bevilgningen. Pass på at all denne informasjonen tilsvarer hva som er i den opprinnelige bevilgningsapplikasjonen og prisbrevet. I bunnteksten til rapporten din, legg inn ID-nummeret og sidenummeret til rapporten.
I fortellingsseksjonen, forklar hvordan prosjektfinansiering gjorde en forskjell i samfunnet eller i livene til menneskene du hjalp. Du kan levere kvantitative data og statistikker som graderingsnivåer, inntektsnivåer eller karakterer. Du kan også gi kvalitative data som undersøkelser, intervjuer eller historier om enkeltpersoner eller familier som har hatt glede av dine tjenester.
Fortell stipendiaten hvis du oppdaget noe nytt som følge av bevilgningen. Forklar i detalj om noe uventet skjedde, bra eller dårlig.
Fortell stipendiaten hvis du jobbet i samarbeid med andre organisasjoner og hvordan det påvirket prosjektet. Dette er viktig fordi stipendiatene verdsetter samarbeid mellom organisasjoner.
Del noen erfaringer fra prosjektet. Beskriv i detalj alle utfordringer som oppstod under prosjektet ditt og hvordan du overviste dem. Hvis du gjør det bra, vil du tjene mye respekt fra stipendiaten. De setter pris på når ikke-kommersielle organisasjoner forteller det som om det er i motsetning til sukkerbelegning situasjonen.
La stipendiaten vite hva fremtidige planer er for prosjektet. Inkluder kildene til finansiering dersom prosjektet vil fortsette. Forklar hvordan du kan endre prosjektet gitt de nye erfaringene du har lært.
Takk grantmaker for sin generøsitet ved å investere i prosjektet ditt. Uttrykk din takknemlighet Legg til ytterligere relevante kommentarer.
Inkluder økonomi
Tilskuddsmakeren kan kreve spesifikke regnskaper som inntekt, kontantstrøm og balanse. Send inn de forespurte uttalelsene for prosjektåret. Forklar eventuelle ekstreme endringer i din økonomiske helse fra det tidspunkt du mottok stipendprisen til den tiden du rapporterer. Det er bedre at du peker på det og har en god forklaring enn å få stipendiaten å oppdage på egen hånd. Vær på forhånd.
Gi en detaljert rapportering om midlene fra bevilgningen brukt på de spesifikke prosjektene. Opplysningene du oppgir i denne delen, skal direkte svare til budsjettet ditt i tilskuddsforslaget.
Hvis du hadde uventede kostnader, inkluder dem i rapporten og identifiser dem som sådan. Forklar også disse kostnadene i den fortløpende delen av tilskuddsrapporten.
Pakke rapporten
Ta med et kort følgebrev som beskriver innholdet i rapporten som skal inkludere ditt ID-nummer. Brevet skal være fra organisasjonens administrerende direktør eller president til hans eller hennes likestilling ved stipendinstitusjonen. Brevet skal takke giveren for bevilgningen igjen. Du kan aldri virkelig takke nok.
Rediger bidragsfortellingen med hjelp av en annen kollega. Få en endelig sign-off fra finans på finansene. Kontroller at skrifttypen og tonen i rapporten er konsistente hele tiden mens du redigerer.
Vedlegg undersøkelser, grafer, kart, statistikk eller informasjon samlet for å måle prosjektet ditt. Du oppsummerte de viktigste aspektene i fortellingen, men disse bør gjøres tilgjengelig som referanse. Presenter alle data så kortfattet som mulig.
Bruk salgsfremmende vedlegg sparsomt. Grantmakers er veldig opptatt og har rett og slett ikke tid til å vade om hver eneste av dine eventflygeblad, bilder og pressemeldinger. Velg de beste to eller tre bildene, et publisert eller luftet mediebrikke, og kanskje et nyhetsbrev fra din organisasjon. Hvis du velger å legge ved ekstra materiale, sørg for at det hjelper saken din og er direkte relatert til prosjektet.
Få en signatur fra en autorisert representant for organisasjonen din - sannsynligvis den samme personen som signerte stipendprogrammet.
Send inn på tid
Send stipendrapporten i medie og modus diktert i prisbrevet. Bidragsinstitusjonen kan be om en e-post, ha en nettportal eller foretrekke tre kopier sendt av USPS-post. Det er alltid sikreste å dobbeltsjekke.
Bekreft kvittering. Hvis du ikke mottar en automatisk bekreftelse, kan du kontakte den aktuelle medarbeiderpersonen på stipendinstitusjonen for å bekrefte mottak av bevilgningsrapporten.
Lagre en kopi for dine poster. Bare i tilfelle noe skjer med levering av bidragsrapporten din, må du være forberedt på å gi en annen kopi til stipendiaten.
