Det er vanskelig å holde rede på en bedrift som den vokser. Det kan bli enda mer forvirrende når du prøver å forstå hvordan strukturen har endret seg over tid gjennom for eksempel utvidelse eller administrative endringer. Prosesskartlegging hjelper ledelsen å se endringene ved hjelp av et diagram. For at diagrammet skal være nøyaktig, må enkelte regler følges ved å bygge et prosesskart.
Definer diagramsymbolene
Hvert prosesskart har et sett med symboler som representerer forskjellige oppgaver. Før du begynner å bygge et prosesskart, må disse symbolene defineres. Ovaler, for eksempel, viser innspill ved starten av prosessen eller utgangen på slutten av prosessen. Bokser eller rektangler viser oppgaver eller aktiviteter som finner sted under prosessen. Pilene viser retningsstrømmen, og diamanter viser poeng i prosessen når spørsmål blir spurt eller en beslutning er nødvendig. (For eksempel, se Ressurser.)
Definer prosessen
Bestem hvor prosessen begynner og hvor den slutter. Prosesskartlegging skjer vanligvis når du endrer måten folk gjør sitt arbeid på, for eksempel å legge til en automatisert prosess, når firmaet slås sammen med et annet selskap, når du introduserer en ny produktlinje og trenger å forstå virkningen det vil ha på dine ansatte, oppgaver og teknologier, og når du prøver å kutte kostnader og forbedre effektiviteten. Bestem hva du prøver å gjøre, når det begynner, når det slutter og navnet ditt prosesskart tilsvarende.
Oppgi trinnene
Trinnene kan vise tilstrekkelig informasjon eller en overflod av detaljer. Uansett hvilken vei du velger å ta, hold ordlyden enkel. Skriv hvert trinn i "verb-objekt" skjema som "handlingsplan".
Lag en sekvens
Ved hjelp av Post-It notater eller indekskort, kartlegg trinnene fra venstre til høyre i form av et diagram. Ikke bekymre deg for å tegne piler eller figurer ennå. Det skjer når du har en visuell ide om hvordan kartet ditt vil se ut.
Tegn diagrammet
Tegn symbolene basert på reglene du allerede har skissert for hver form-oval representerer inngang og utgang, for eksempel. Etter at symbolene er på plass, trekk pilene. Hvis en form krever mer enn en pil, må du kanskje bestemme diamant der, slik at når du når det trinnet, vet du at det finnes alternativer som må vurderes. Ved å tegne diagrammet, bruk en systemmodell tilnærming, der hvert trinn er knyttet til neste trinn eller utfall med en pil. Pass på at modellen er fullført og inneholder relevant informasjon.
