Regnskapsoppgavene er viktige dokumenter for en person eller bedrift. Ideelt sett bør bedriften gjennomføre et lagrings- eller arkiveringssystem som gjør at eiere og annet personell kan hente kvitteringer og poster for eiendeler og kontoer når det er nødvendig. Mens virksomheten din ikke behøver å beholde kontooppgjøret permanent, bør den holde dem i minst 10 år.
Et tiår med poster
Hvor lenge du skal beholde forretningsregistrene på filen, avhenger av handling, utgift eller hendelse dokumentet registrerer, ifølge Internal Revenue Service. Dokumenter som vedrører transaksjoner og utbetalinger bør oppbevares i minst 10 år, ifølge Financial Web. Slike dokumenter inkluderer bankopplysninger, kontrakter, leverandørgjeld og fordringer og kansellerte sjekker.
Effektive opptaksgaller
Den primære grunnen til å holde regnskapstallene er om noen har spørsmål om et salg eller en gammel kontrakt. I slike tilfeller må du kunne finne varer i forbindelse med salg eller kontrakt i tide. Å ha tilgang til kontooppgjørsoppføringer er også viktig hvis en klient eller en ansatt saksøker din virksomhet.
Hold IRS Happy
IRS foreslår å holde fast på poster som støtter et inntekts- eller fradragsavdrag til en selvangivelse inntil perioden for begrensningene for avkastningen løper ut, hvilket er den tidsperioden hvor du kan endre selvangivelsen for å kreve kreditt eller refusjon. Dette betyr at du må ha regnskapsførende poster tilgjengelig slik at du kan dokumentere gevinster eller tap ved salg eller avhendelse av en eiendel for hvor lenge aktivet forblir i drift. Etterpå må du beholde alle poster og kvitteringer knyttet til eiendelen i ytterligere tre år, ifølge QBalance.com.
Mer enn opptak
For å maksimere plass og minimere mulig tap av registreringer fra brann, tyveri eller ødeleggelse, vil virksomheten din kanskje ønske å gå papirløs. Ved å overføre kontooppgjørsoppføringer til et elektronisk arkiveringssystem, kan virksomheten redusere administrasjonskostnader og personellstid. Programmene er tilgjengelige online og lokalt på kontorforsyningsbutikker. Avgifter gjelder, og varierer mye, avhengig av programmet. Automatiserte betalingssystemer leverer ofte elektronisk fakturering, betalingstjenester og online sporing / rapportering.
