For å få et godt inntrykk når du skriver til lederen i en bedrift, må du opprette et klart, konsistent, profesjonelt utseende og lydende dokument. Bedriftsbokstaver er mer formelle enn e-postmeldinger pleier å være, og de følger vanligvis spesifikke protokoller. Måten du formaterer, adresserer og åpner brevet, styrer inntrykk mottakeren har av deg. Sørg derfor for at du opprettholder faglige standarder slik at innholdet i brevet blir tatt på alvor.
Oppgi full epostadresse på toppen av siden. Formater adressen din som du ville ha på en postkuvert med by, stat og postnummer på den andre linjen etter ditt gatnummer og navn. Du kan også oppgi telefonnummer og e-postadresse umiddelbart etter adressen din.
Skriv datoen i linjen umiddelbart etter adressen din. Skriv datoen ut full, for eksempel 14. mars 2011 i stedet for 3/14/11. Datoen, sammen med resten av brevet, bør etterlates begrunnet.
Hopp over fire linjer etter datoen og skriv adressen til sjefen som vil motta brevet. Dette er noe annerledes enn hvordan du oppgav din egen adresse. Den første linjen i denne delen skal være lederens navn til hvem brevet er adressert. Neste linje vil være lederens eksakte posisjon med selskapet, etterfulgt av firmanavnet på tredje linje. Deretter kommer lederens postadresse, inkludert by, stat og postnummer. Ikke oppgi telefonnummer eller e-postadresse.
Hopp over en linje og skriv deretter din hilsen, for eksempel "Kjære Ms Stevens" eller "Kjære Mr. Jones." Hilsen skal følges av et kolon.
Skriv resten av brevet.
