Fellesskapstjenesten er edelt arbeid - men det ville ofte ikke skje uten det betydelige legworket som foregår bak kulissene. Organiseringen av en fellesskapstjeneste er et mangfoldig forsøk, og det er oppdragsgivers ansvar å delta på alle detaljer. Forhåndsplanlegging er avgjørende, med alt fra å sette mål til å delegere oppgaver. Hvis du adresserer en liste over komponenter på forhånd, øker du sannsynligheten for at arrangementet ditt lykkes.
Velg en årsak. Mange typer prosjekter faller innenfor samfunnstjenesten. Noen ideer inkluderer prosjekter for å fremme miljøet, fremme sikkerhet, bekjempe kriminalitet eller hjelpe de hjemløse.
Vurder den primære grunnen til at prosjektet er nødvendig. Hvis du planlegger arrangementet på vegne av en organisasjon, ta hensyn til om hendelsen faller innenfor ånden i organisasjonsoppdraget.
Sette mål. Pinke prosjektets spesifikke mål og sørg for at de er målbare. Målbare mål vil hjelpe deg med å evaluere hendelsen etter at den er over.
Design arrangementet. Velg dato, klokkeslett og sted. Deretter vurderer hva det ville ta - for eksempel en interessant høyttaler, mat eller en unik aktivitet - for folk å vurdere hendelsen moro og verdt.
Oversikt bemanning behov. Detaljerte spesifikke oppgaver og hvem som skal utføre de oppgavene. Rekruttere frivillige til å fylle disse stillingene.
Skriv nødvendige ressurser, materialer og forsyninger. For budsjetteringsformål må du merke om hvert element skal doneres eller kjøpes. Hvis du donerer, ta opp verdien i form av penger.
Gjennom enten skriftlig kommunikasjon eller personlige presentasjoner, inviter potensielle partnere - for eksempel mulige eventsponsorer - å delta i arrangementet. Del en overbevisende historie om hvordan prosjektet ditt vil påvirke samfunnet positivt. Deretter forklare dem hva de kan gjøre for å hjelpe.
Fullfør et forslag til budsjett som viser alle forventede inntekter og kostnader. Inkorporere alle ressursene, materialene og forsyningene fra listen i kostnadsbudsjettet. Vær sikker på at verdien av donerte elementer reflekteres i budsjettet.
Fremhev arrangementet. Kommuniser hendelsen gjennom alle mulige måter, for eksempel pressemeldinger, direktemeldinger, personlige invitasjoner, plakater, nettside kunngjøringer og gjennom ulike sosiale medier. Enkel word-of-mouth er også svært effektiv for å få ordet ut. Sørg for å promotere hendelsen til områdeskoler (hvis det er hensiktsmessig) fordi mange studenter er pålagt å utføre samfunnstjenestetimer og kan være villige til å delta.
Utarbeide en alternativ plan hvis noe går galt - det gjør aldri vondt for å ha en Plan B. Beskriv potensielle problemer (for eksempel dårlig vær) som kan hemme vellykket gjennomføring av prosjektet. Deretter formulerer løsninger på disse problemene (for eksempel å flytte hendelsen inne).
Formuler en spesifikk handlingsplan. Oppgi de spesifikke trinnene for å få prosjektet til en vellykket gjennomføring. Vis planlagte datoer for hvert trinn. Bryt ut trinnene for hendelsen på en separat liste, da dette kan være den mest detaljerte og mest refererte listen under selve arrangementet.
