Hvert selskap, uavhengig av bransjen, har administrative oppgaver som må håndteres for at selskapet skal kunne kjøre effektivt. Disse oppgaver utføres ofte av en sekretær, resepsjonist, administrativ assistent, utøvende assistent eller kontorleder. I mindre selskaper, hvor slike roller kanskje ikke eksisterer, må ansatte jobbe sammen for å sikre at administrative oppgaver blir fullført.
Lagring av informasjon
Det er en administrativ plikt som inneholder å plassere mapper i arkivskap eller dokumenter i elektroniske dokumenthåndteringsprogrammer, ved å arkivere viktige dokumenter på riktig sted i tide. Nøyaktige arkiveringssystemer sikrer at ansatte har tilgang til økonomiske poster, klientrekord og forskning.
Finne informasjon
Å undersøke informasjon for klienter, ledere og medarbeidere enten på nettet, i arkiveringssystemer eller i bøker, er en viktig administrativ plikt som hjelper bedrifter med å få informasjonen som er nødvendig for å starte og avslutte prosjekter. Denne informasjonen blir ofte samlet, oppsummert, distribuert til de nødvendige personene og presentert i en rapport eller et regneark.
Svare på telefoner
Enten du eier et reklamebyrå eller et vaskeri, vil kundene ringe inn med spørsmål om produkter og tjenester, driftstimer, forespørsler om informasjon eller spørsmål om prising. Å svare på disse anropene og tilfredsstille kundenes behov er en administrativ plikt som kan påvirke suksess eller fiasko i et selskap. Ineffektiv kommunikasjon med potensielle kunder kan gi et dårlig inntrykk av organisasjonen. Det er viktig at personen som utfører denne administrative plikten, er personlig, høflig og kunnskapsrik om selskapet.
Hilsen Besøkende
Når en besøkende går inn på et kontor, sitter en resepsjonist eller sekretær vanligvis ved døren for å si "hei," velkommen den besøkende til arbeidsstedet, bistå med spørsmål og henvise ham til riktig person, kontor eller divisjon. Enten det er en leverandør som slipper av en pakke eller en kunde som kommer inn for en planlagt avtale, er hilsen besøkende en viktig administrativ plikt.
Kjøpsutstyr og rekvisita
Å holde forsyningsrom og skap som er fylt med papir, penner og andre kontorrekvisita er en administrativ plikt. Oppgaver som er tildelt disse stillingene inkluderer å ta bestillinger fra andre ansatte, sporing av ordrer, spredning av varer ved ankomst og håndtering av fakturaer, vanligvis i forbindelse med finansteamet.
Lag og administrer skriftlig kommunikasjon
I tillegg til å skrive e-post og forretningsbrev til å lage rapporter, regneark og databaser, inkluderer administrative oppgaver også å skape og administrere distribusjonen av denne skriftlige kommunikasjonen. Enten disse kommunikasjonene er for medarbeiderne eller klientene, blir oppgavene fullført ved hjelp av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer for å skape profesjonelle, koncise dokumenter.
Møteforberedelse
Ved å sette opp konferanserom og møterom, arrangere arrangementer, bestille og sette opp audiovisuelt utstyr og utarbeide agendaer, faller det i kategorien administrative oppgaver. Disse viktige oppgaver er avgjørende når selskapene har konferanser eller klientmøter på eller vekk fra kontoret.
