IRS-skjema W-2 viser lønn opptjent i løpet av årene, samt de skatter som holdes tilbake fra disse lønnene. Arbeidsgivere må utstede et W-2 skjema til hver ansatt. Ansatte arkiverer kopier av deres W-2 skjemaer med deres føderale og statlige skatteformer. W-2 tjener som bevis på inntjening for arbeidstaker og som bevis på lønn og skatter som holdes for arbeidsgiveren. W-2 skjemaer inneholder også informasjon om bidrag til pensjonskonto og arbeidsgiverforsikrede helseforsikringspenger.
W-2 For arbeidsgiveren
Hvis du har ansatte, må du sende en W-2 til hver ansatt. Du må levere kopier av W-2 til både medarbeider og IRS. Du må oppgi en W-2, selv om arbeideren kun jobbet en del av året. Fyll ut skjemaet W-2 med ansattens navn og adresse, personnummer, mengden av bruttolønn betalt til arbeidstakeren, mengden av skattepliktige lønn og beløpene du har holdt tilbake for føderale inntektsskatter, Medicare og trygdeordninger. Angi eventuelle beløp før skatt som holdes tilbake fra arbeidstakers lønnsslipp for pensjonsytelser. Hvis du er i en stat med inntektsskatt, må du fullføre boksene nederst på W-2 for å angi beløpene du har holdt tilbake for statens inntektsskatt.
W-2 For Medarbeider
Rapporter informasjonen på W-2-skjemaet om inntektene dine og de skatter som holdes tilbake fra dine lønnsslipp på skjema 1040 eller 1040EZ. Hvis du mottar mer enn én W-2 fordi du hadde flere arbeidsgivere, legger du sammen beløpene som vises på disse skjemaene. Hvis du legger inn selvangivelsen via post, legger du til Kopi B på W-2 til din føderale retur og Kopier C til statens retur. Hvis du arkiverer dine skatter elektronisk, trenger du ikke å sende kopier av W-2, men du må beholde dem på filen. Hvis en e-fil med skattepreparat for deg, må du forsyne preparat med en kopi av W-2.
Arkiveringsfrister
Arbeidsgivere må gi ansatte sine W-2 skjemaer innen 31. januar (2. februar 2015 på grunn av helgen). I tillegg må arbeidsgivere kopiere A til hver ansattes W-2 sammen med et skjema W-3 til IRS innen 28. februar (2. mars 2015). Hvis du arkiverer W-2 og W-3-filer elektronisk, har du frem til 31. mars. Hvis du ikke kan møte tidsfristen for å sende W-2 og W-3-skjemaene til den føderale regjeringen, kan du be om en 30-dagers forlengelse ved å sende inn skjema 8809, søknad om forlengelse av tid til filinformasjon returnerer. Denne utvidelsen gjelder bare fristen for fil med regjeringen, ikke fristen for å levere W-2 til dine ansatte. Ansatte har frem til 15. april å sende inn selvangivelsen, inkludert deres W-2-informasjon, med mindre de ber om forlengelse.
Korrigere skjemaer
Før du utsteder en W-2 som arbeidsgiver, og når du mottar W-2 som ansatt, må du kontrollere at personnummeret og navnet som er vist på skjemaet, er korrekt. Hvis nummeret eller navnet ikke er korrekt, kan arbeidsgiveren utstede en korrigert W-2.
