QuickBooks: Funksjonstyper

Bruken av typer i QuickBooks er en ofte misforstått funksjon av programmet, og like ofte forsømmes eller misbrukes. På grunn av fleksibiliteten i bruken av typer er så stor at den kan brukes til å holde oversikt over hvilken som helst informasjon som er ønsket om kunder, jobber, leverandører og varer som selges eller kjøpes. Å velge hvilke data som skal holde styr på, avhenger av hvilken type virksomhet.

Leverandørtyper

Korrekt bruk av typer i QuickBooks-programmet lar deg generere tilpassede rapporter og adresselister ved hjelp av dataene som er meningsfylte for en bestemt bedrift. Bedriftseiere har mange alternativer når det gjelder leverandørtyper. Noen bedrifter velger å bruke en leverandørindustri som en type. En butikk kan sette opp leverandørtyper som reflekterer de produktene de selger. Noen leverandører selger dagligvarer og andre medisiner eller tobakksprodukter. Andre virksomheter kan ha leverandører som er spesifikke for en geografisk region når levering av produktet er tidsfølsomt, de kan lage typer basert på leverandørstedene.

De i byggebransjen kan velge å skrive leverandører basert på den type tjenester som tilbys. For eksempel kan et byggefirma bruke malere, gipshenger, framers og elektriske og VVS entreprenører. Hvis det er nødvendig å lage en undertype (for eksempel hvis et selskap bruker en underleverandør for innvendig malingsjobb og en annen for utvendig malingsjobb), vil det skape en generell type merket malere og en undertype for innvendige og utvendige malere.

Dette gjøres via skjermbildet Rediger leverandør når du skriver inn i typen under plassen for navnet på leverandørens virksomhet.

Kunde / Jobbtyper

For de selskapene som utfører mer enn én jobb for den samme kunden, tillater QuickBooks skapelsen av jobber under kundens navn. Bruk samme typer for kunder som brukt til leverandører, selv om en kundes geografiske region kanskje ikke er like viktig å vite som det er for leverandører. Noen bedrifter har grossist- og detaljhandelskunder og som sådan bruker disse betegnelsene som typer. Hvis det ikke finnes noen åpenbare betegnelser som brukes til å skille kunder, bruk typer for å holde oversikt over hvordan kundene hørte om virksomheten. Disse kategoriene vil inkludere "ord i munn", "gule sider", "avisannonse" eller "direkte mail". Ved årsskiftet kunne det opprettes en rapport som ville vise hvilken markedsføringskampanje som var mest vellykket i å generere kunder og salg. Med jobbtyper, vil virksomheter som bruker funksjonen "jobber", lignes på byggevirksomheter. En kunde kan få din bedrift til å reparere et tak en dag og håndtere et rørleggerarbeid på en annen dag. Å skape en jobbtype for hver tjeneste utførte hjelpemidler for å finne ut hvilke tjenester du tilbyr som gir mest fortjenestemargin og de som til slutt koster mer penger i utgifter enn i inntekter.

Elementtyper

Elementtyper er den eneste typen som allerede er definert av QuickBooks-programmet. Det finnes 12 elementtyper som er forhåndsinnstilt i QuickBooks. Et element er en tjeneste eller fysisk gjenstand som selges. Varetyper er som følger:

1. Service - hvis det du selger er tjenester, for eksempel et landskapsarbeid, lager du et element "Slåing" og gjør det til en "Service" -type.

2. Inventar Deler i samme landskapsvirksomhet, hvis du selger deler for å reparere plenutstyr, for eksempel "Mower Blades", vil dette være en lagerdel.

3. Inventory Assembly-En samling består av en rekke separate inventar deler for å fullføre et helt produkt. For eksempel hvis du skulle bygge en avføring, ville det være laget av et sete, fire ben med støtte og kanskje en avføringskuss.

4. Ikke-lagerdeler-Bruk denne typen for å kategorisere ting som kontor- og rengjøringsmateriell. Hvis du lader kunden din for elementer som trengs for å fullføre en jobb, vil disse elementene bli vurdert som ikke-lagerdeler.

5. Faste eiendeler - En ressurs du har som er viktig for driften av virksomheten din, og er mer eller mindre en fast inventar. Et kjøretøy, en bygning eller en datamaskin vil kvalifisere som en fast eiendel.

6. Andre kostnader - Hvis du tar betalinger for sen betaling, finansieringskostnader eller fraktkostnader, vil disse bli betraktet som "andre kostnader."

7. Subtotal - for å inkludere en subtotal på kundefakturaer må du opprette en "Subtotal" -type. Dette legger til alle elementer og gir en løpende sum før salgsskatten legges til summen. Dette hjelper når du bruker "Rabatt" -funksjonen for å fjerne en prosentvis rabatt før skatt legges til.

8. Gruppe - Som en lageroppstilling består en gruppe av elementer som inngår i en pakkeavtale. For eksempel kan en komplett plenbetjeningsdetalj bestå av de separate serviceelementene, "Mowing", "Edging" og "Tree Trimming."

9. Rabatt-Opprettelse av et rabattelement trekker enten en prosentandel eller et fast beløp fra deltallet.

10. Betaling - Hvis det er vanlig for en kunde å betale en del av det totale skyldige på salgstidspunktet, opprett et "betaling" element som reduserer det skyldige beløpet på en faktura.

11. Salgsskatt-Salgsskatt beregnes vanligvis på statlig og lokalt nivå. Denne artikkelen tillater opprettelse av en egen vareavgift for staten og for lokal skjønnsmessig skatt.

12. Salgsskattegruppe-Denne varen består av to eller flere separate merverdiavgifter som en gruppe. I ditt fylke kan du ha en 1 prosent skjønnsmessig skatt og en 6 prosent statsskatt. Med "salgsskattegruppen" kan du få en ordrelinje som holder orden på begge typer "salgsskatt" i samme transaksjon.