Når en kunde betaler en regning i sin helhet, kan han be om kvittering fra virksomheten for å bevise at regningen er avgjort. Bedrifter kan tillate en kunde å betale mindre enn hele beløpet forfalt og likevel betrakte fakturaen betalt i sin helhet. Hvis du er bedriftseier, for å skrive et bindende kvittering for full betaling fra en kunde, må du tydelig angi ordene "betalt i sin helhet" på kvitteringen du gir kunden.
Undersøk kontoen. Hvis du eier en bedrift og en kunde ber om et kvittering fra deg som dokumenterer en betaling i sin helhet, må du samle inn informasjonen fra kundens konto og avgjøre om du er enig i at betalingen ble gjort i sin helhet. Du kan bli enige om å bosette en konto for et lavere beløp enn det som opprinnelig var skyldig dersom kunden ber om det, eller du føler at mottak av en del av beløpet som er betalt, er bedre enn å motta noe.
Skriv ut en kvittering. Mange bedrifter skriver ut kvitteringer eller fakturaer ved hjelp av et regnskapsprogram. Et kvittering genereres automatisk gjennom systemet når det blir instruert. Beløpet som skal betales på fakturaen, kan ikke korrelere med det beløpet kunden betaler, og dette er vanligvis når en kunde ber om en "full betaling" kvittering. Denne kvitteringen tjener som dokumentasjon og bevis på at kontoen er avgjort. En kunde kan bruke denne kvitteringen for retten dersom virksomheten bestemmer seg for å saksøke kunden for betaling.
Hand-skriv en kvittering. Hvis din bedrift ikke har mulighet til å skrive ut en kvittering, vil en håndskrevet kvittering også fungere. Det skal skrives på firmaets brevpapir, oppgi kundens navn og betalingsbeløp.
Skriv at det er betalt. På trykt eller håndskrevet kvittering, skriv ordene "Betalt i full" med store bokstaver som dekker en god del av kvitteringen. Skriv ditt navn på kvitteringen også for å gjøre kvitteringen til et bindende kvittering.
Kopimere kvitteringen. Etter kopiering av kvitteringen, gi kopien til kunden og hold originalen for dine egne poster. Legg kvitteringen i kundens fil.
