Skrive kvittering for hånd kan virke gammeldags eller pretensiøs, men kundene setter pris på det faktum at du tok den ekstra innsatsen for å sikre at de har en oversikt over deres utgifter. Selv bedrifter med automatiserte utsjekkinger opplever noen ganger strømbrudd og feil på internett. I stedet for å miste virksomhet kan du skrive kvittering for salg av varer for hånd hvis du ikke handler i store mengder kjøp.
Hvorfor gi kvitteringer?
Å gi nøyaktige kvitteringer har mange fordeler for kundene dine og deg, selgeren. Praksis beskytter ditt rykte som en handelsmann eller tjenesteyter. Salgsskrittet du oppgir viser kunden at de har mottatt alle de varer og tjenester de kjøpte, til riktig pris. Kvitteringen dokumenterer også den bestemte kundens preferanser. Sporing av kundepreferanser og kjøpsmønstre hjelper deg med å spore lagerbeholdningen og planlegge restocks.
I tillegg til å opprettholde samsvar med IRS og industristandarder, gir det nøyaktige kvitteringer også følgende:
- Det beskytter dine ansatte mot falske anklager om urettferdig eller uærlig praksis.
- Øvelsen gjør tvisteløsning enklere.
- Å levere kvitteringer bidrar til å etablere garantieres start- og utløpsdatoer.
Hvordan skrive en betalingsbevis
For IRS-formål må hver betalingskvittering for virksomhetsutgifter inneholde dagen, måneden og året som transaksjonen fant sted, en liste over alle kjøpte varer eller tjenester og det totale beløpet som ble betalt. Næringsstandarder for bedrifter dikterer at du også inneholder bedriftsnavn og kontaktinformasjon sammen med betalingsmetoden som brukes, enten kontanter, sjekk, postanvisning, kredittkort eller elektronisk overføring av penger.
Er kvitteringer et juridisk krav?
I mange stater må utleiere skriftlig gi leiekvittering dersom leietaker ber om en, uansett hvilken betalingsform leietaker har brukt. Noen stater krever kun kvitteringer for kjøp over et bestemt dollarbeløp. Selv i en by som ikke har slike juridiske krav, bestemmer beste bransjepraksis at du gir kvittering for hver transaksjon. En enkel "Vil du ha kvitteringen din?" oppfyller enhver lovlig eller industriell forpliktelse i de landene som ikke krever at du oppgir dem.
Hva er meningen med bevis på betaling?
Bevis for betaling inkluderer det opprinnelige kjøpsbeviset, avbestillte sjekker, kontoutskrifter og kredittkortopplysninger. Transaksjonsbekreftelsessiden eller en bekreftelses-e-post kan også være betalingsbevis dersom den inkluderer datoen, en liste over alle elementene eller tjenestene som er kjøpt og den spesifikke betalingsmåten som ble brukt til å fullføre kjøpet.
Slik skriver du en kvittering for betaling
Enten du bruker en kvitteringsmal eller ikke, følg disse trinnene for å skrive en kompatibel kvittering:
- Skriv et kvitteringsnummer i øvre høyre hjørne av kvitteringen din. For å unngå å gi kunden samme transaksjonsnummer, start med nummer 001 og fortsett derfra. Så lenge du også inkluderer dagens dato, kan du bruke de samme numrene neste dag.
- Skriv ditt firmanavn og kontaktinformasjon i øverste venstre hjørne. Ta med bedriftens telefon, faks, e-postadresse og nettside sammen med arbeidstiden din. Ikke bare vil denne informasjonen hjelpe kunden med å fastslå hvorvidt kjøpet var en forretningsomkostning, men kunden kan passere adressen din og driftstimene til venner og familie.
- Hopp over en linje og begynn å notere alle kjøpte varer, sammen med en kort beskrivelse av hver og en, og slutte med varens kjøpesum i lengst til høyre.
- Gi en full pris før du trekker noen kuponger. Deretter tar du noen rabatter og gir den nye summen. Legg til salgsavgift. Legg også frakt og fraktkostnader hvis dette ikke er et kjøp i butikken.
- Til slutt skriver du betalingsmetoden og kundens navn på den siste linjen i kvitteringen eller hvor det står "mottatt fra." Gi kunden en kopi og hold den andre til dine poster.
