Du kan øke sjansene dine for å få utstyr, programvare, forsyninger, ansatte eller andre ressurser du trenger hvis du fokuserer på deres fordel for din bedrift, i stedet for deg selv eller din avdeling. Å bestemme hvordan de nødvendige ressursene vil bidra til å redusere kostnadene eller øke fortjenesten, vil hjelpe deg med å gi et sterkt argument når du ber om mer hjelp.
Finn ditt led
Hoved setningen er åpningen som forteller leseren hvorfor brevet er viktig. Bestem på hovedoppgaven du vil gjøre for å rettferdiggjøre din forespørsel om ekstra ressurser og bruk det for å starte brevet. Dette kan være en bred påstand, for eksempel å si at ressursene du ber om, vil bidra til å øke salget eller kutte kostnadene. Deretter gir du støtte til kravet ditt i brevet.
For eksempel, hvis du ber om ny programvare for en regnskapsavdeling, kan du starte brevet med, "Jeg vil gjerne be om to ABC-programvarelisenser for regnskapsavdelingen, som vil hjelpe selskapet å redusere antall tapte ordrer og øke selskapets inntekter. "Du vil da forklare at programvaren vil tillate deg å behandle og godkjenne nye kundekontoer raskere, føre til raskere ordreforsendelser, og bidra til å samle inn fordringer tidligere.
Få støtte
Skriv en liste over personer som vil ha nytte av forespørselen din enn de som direkte bruker ressursene. Hvis du for eksempel ber om ressurser som vil hjelpe deg med å foreta raskere kredittkontroller av potensielle kunder, vil dette hjelpe salgsavdelingen din til å unngå å miste kunder som fortsetter å handle for en annen leverandør mens du venter på godkjenning. Kontakt salgsavdelingen og be dem om tillatelse til å bruke deres påtegning av forespørselen din. Se etter problemer dine nye ressurser vil løse og finne folk som er berørt av disse problemene.
Kjør tallene
Skriv en liste over måtene dine vil spare penger på bedriften eller øke salget. Selv om du ber om ressurser til noe som har en tilsynelatende immateriell fordel, kan du likevel finne økonomiske fordeler. For eksempel, hvis du vil ha ressurser til å starte et ansattes velværeprogram, må du møte HR-avdelingen din for å bestemme kostnadene for selskapet med fravær, helseforsikringskrav, ansattes omsetning, arbeidstakers erstatningskrav og andre produktivitetstap som et velværeprogram kan redusere eller redusere.
Liste de kvalitative fordelene
Noen fordeler som de forespurte ressursene vil gi, er kanskje ikke lett kvantifiserbare, men overordnede vil fortsatt kunne se hvordan de vil påvirke selskapet positivt.Slike fordeler kan omfatte forbedret ansattes moral, redusert omsetning, økt kundetilfredshet, redusert kundeavkastning og forbedret produktivitet og effektivitet.
Vis kostnad / fordelforholdet
Hvis mulig, fullfør brevet ditt ved å vise kostnad / nytteforholdet på forespørselen din. Oppgi alle kostnadene knyttet til forespørselen din, og oppgi deretter de kvantitative og kvalitative fordelene som gir deg de forespurte ressursene vil gi. Skriv brevet ditt ved hjelp av "Fortell dem hva du skal fortelle dem. Fortelle dem. Fortell dem hva du fortalte dem, "format, begynner med en sterk ledelse, støtter den i bokstavets kropp, og avsluttes med et sammendrag.
