Ethvert prosjekt eller en organisasjon som bruker økonomiske eller andre ressurser til å bruke, bruker kostnadsvurdering. Generelt er kostnadsvurdering prosessen med å bestemme hvordan ressursene brukes. Det kan være på hvilken som helst skala, fra så fokusert som ett enkelt prosjekt eller en organisasjonsenhet, til brede, sammenlignende studier av ressursallokering i et helt nettverk av organisasjoner. Generelt er en kostnadsvurdering bare en del av en bredere kostnadsfordelsanalyse, med målet om å avgjøre om ressursene blir brukt effektivt.
Identifisering av kostnader
En av trinnene i sporing av ressursbruken i et prosjekt eller en organisasjon er å identifisere kostnadene forbundet med hva som helst aktivitet vurderes. For eksempel vil en butikkeiers kostnadsvurdering omfatte utgifter som lønn for ansatte, vedlikehold av bygninger og sikkerhet, produktkjøp og så videre. Denne delen av en kostnadsvurdering bør også ta hensyn til typen av kostnad. Et eksempel på en fast kostnad, som ikke endres med aktivitetsnivå, vil være utleie og oppvarming av butikkplassen. En variabel kostnad, derimot, kan være kostnaden for produkter som tilbys på ulike tider av året.
Ressursbruk per enhet
Et annet aspekt av kostnadsevaluering har å gjøre med å bestemme hvordan ressursene fordeles mellom individuelle enheter. For evalueringsformål er en "enhet" en vilkårlig måling av aktivitet i et prosjekt eller en organisasjon. I helsevesenet kan for eksempel en enhet være et rådgivningsbesøk. I digitaliseringsprosjektet ved Biblioteca Nacional i Spania kan mulige enheter være produksjon av individuelle CDer eller andre digitale kopier.
Verdien av enheter
Beregning av kostnaden av enheter i en budsjettanalyse betyr å tildele en numerisk verdi til individuelle aspekter av et prosjekt eller en organisasjonsdeling. Hvis en butikkinnehaver selger kaffe, og det tar $ 1000 per dag å betale for grind, sukker, krem, kopper, vedlikehold av espressomaskinene, lønn for ansatte og alle andre utgifter som kreves for å gi kaffe til kunder, så verdien av en Enhet (det vil si tid og penger som kreves for å lage en kopp kaffe) ville være $ 1000 brukt per dag for å gi kaffe, delt på det totale antall kopper som ble solgt på en dag.
Typer av analyse
Kostnadsvurderinger kan være for enkeltprosjekter eller divisjoner i en organisasjon, bedriftens kostnadsanalyse eller komparative studier av flere organisasjoner. Denne siste typen analyse kan være nyttig for avdelinger eller prosjekter finansiert av skattepenger, som en måte å vise effekten av disse kostnadene på samfunnet. Det er viktig å finne ut verdien av enhetene fordi det kan sammenlignes med inntekter fra individuelle enheter for å se om et bestemt prosjekt eller bedriftsavdeling er lønnsomt eller effektivt. Dette er kjent som en cost-benefit analyse.
