Bedriftskommunikasjon av noe slag har innvirkning på ditt offentlige bilde. Det er viktig å planlegge virksomhetsmeldingen nøye for å være sikker på at kommunikasjonen din vil være effektiv og meningsfylt. Tilfeldigvis å sette forretningskommunikasjon inn i media uten nøye planlegging kan skape negativ publisitet hvis meldingen din misforstås.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogram
-
Internettilgang
Bestem formålet med meldingen din. Kommuniserer du en salgsmelding eller en privat bedriftsmelding til en annen bedriftseier? Skriver du en artikkel for ditt nyhetsbrev eller en pressemelding? Kanskje du skriver en tale som du vil levere på et treningseminar. Formålet med artikkelen din vil hjelpe deg med å bestemme formatet ditt i neste trinn.
Basert på formålet med meldingen, bestem deg for et riktig format for meldingen din. Kommunikasjon til en annen bedriftseier kan ta form av et forretningsbrev. En nyhetsartikkel eller pressemelding bør begge være i artikkelform, og en tale skal være litt mer konversasjon i format enn en skriftlig artikkel. Tenk på publikum og hvordan meldingen din best kommuniseres.
Lag bulletpunkter til informasjonen du vil kommunisere i meldingen. Pass på å inkludere all bakgrunnsinformasjon som kan være nødvendig for publikum, for fullt ut å forstå effekten av meldingen. Hvis du for eksempel skriver en pressemelding, må du kanskje inkludere noen grunnleggende opplysninger om bedriften din og hva du gjør til fordel for lesere som ikke er kjent med bedriften din.
Bestem tonen og stemmen til meldingen din. Annonsemeldinger bør være mindre formelle i tone enn en tale eller et forretningsbrev. Målgruppen din vil også få innvirkning på tonen og stemmen til meldingen din også. En tale levert til en gruppe medarbeiderne på en konvensjon, kan bruke spesialisert bransjeterminologi, mens en lignende tale levert til allmennheten ville bruke lekmanns vilkår.
Skriv din melding, hold tone, format og dialog i tankene. Prøv å presentere informasjonen din i en logisk rekkefølge og på en måte som vil gi mening til målgruppen din.
Se gjennom hva du har skrevet for stavemåte og grammatiske feil. Endre eventuelle vanskelige setninger eller avsnitt. Les kommunikasjonen din for nøyaktighet, og kontroller eventuelle fakta du er usikker på. Det kan bidra til å lese meldingen høyt eller for å få en annen person til å vurdere materialet ditt. Du kan hente på stykker som er uklare eller trenger mer redigering.
Publiser meldingen din. En tale eller en artikkel kan bare leveres eller publiseres en gang, men en pressemelding kan måtte sendes til flere medier.
Hold fingeren på påvirkningen y
Tips
-
Hvis du skriver en tale, må du huske tidsrammen tildelt for å presentere materialet ditt. Ta deg tid mens du leser det høyt i et normalt tempo for å være sikker på at meldingen passer godt inn i den oppgitte tiden.
Advarsel
Den best planlagte forretningskommunikasjonen kan fortsatt gå galt. Vær forberedt på å utføre skadekontroll hvis meldingen ble misforstått av publikum ved å slippe en ny melding som avklarer poengene dine.
