Slik opprettholder du bedriftskort. Riktig opprettholde bedriftsoppføringer kan være avgjørende for organisasjonens suksess. Følg disse instruksjonene.
Elementer du trenger
-
Datamaskin med internettilgang
-
Arkivsystem
Forstå hvilke bedriftsrekorder er
Hold tydelig, effektivt spor av bedriftens beslutninger ved bruk av møtel minutter og andre notater tatt. Bedriftsrekord inkluderer alle viktige dokumenter knyttet til virksomheten din, fra kontrakter til bedriftsbesettelser til eiendomslease godkjenningsskjemaer.
Vet at å holde bedriftsoppføringer er ikke den tingen som det ser ut til å være når du først starter et selskap. I fremtiden vil du referere til disse postene for å bestemme bedriftens mål, partnerinngang og til og med å avgjøre interne tvister over bedriftens retning og oppdrag.
Noter alle store bedriftsbeslutninger. Hvis du ikke er sikker, må du registrere den. Med moderne skanningskapasiteter og off-site papirbehandling er det greit å ha tykke, kjøttfulle filer som poster av bedriftsmøter. Et grundig innholdsfortegnelse vil spare tid i fremtiden når informasjonen er nødvendig.
Vet når du skal ta opp
Noter protokollen til årlige generalforsamlinger og styremøter, selv når de foregår over en konferansesamtale eller via Internett. Disse har en tendens til å være mindre formelle enn interne møter, men dette er ofte der de beste ideene er bandied om.
Vet at resolusjoner, enten de er mellom partnere eller de som er besluttet av selskapets ansatte, er bare like sterke som papiret de er skrevet på. Verbale avtaler har liten vekt i bedriftens innstillinger, og det er derfor bedriftens rekordføring er så viktig.
Tips
-
Å holde en veiledning for bedriftsarkiv på kontoret vil hjelpe alle som er utpekt som rekordmåler, å formatere og indeksere protokollen på riktig måte. Når poster må sendes off-site, behold kopier på kontoret og i et brannfast sted utenfor stedet. Tiden du bruker for å opprettholde en firmapostbok, vil vanligvis avhenge av størrelsen på selskapet. Store selskaper må kanskje ansette en ansatt spesielt for å håndtere poster. Små bedrifter kan ofte komme forbi med å tilbringe en time eller så i uken ved å oppdatere postene.
Advarsel
Tror ikke at du ikke har tid til å registrere bedriftens beslutningsprosesser riktig. Å holde en godt indeksert bedriftsregisterbok kan spare deg tid og penger, og kan spare deg når du møter oppfordringer i fremtiden. En firmapostbok inneholder fortrolige opplysninger som er avgjørende for din bedrift. Ikke ta det hjem eller på annen måte fjerne det fra arbeidsplassen. Du vil ikke være ansvarlig for tapet.
