Å formidle dårlige nyheter er ikke lett, spesielt hvis du hater skuffende folk. Men på et tidspunkt i karrieren din må du kanskje skrive et nekteskrift for å informere en søker om at hans overdragelse var mislykket. Med riktig tilnærming kan du skrive et brev som leverer de dårlige nyhetene, men forblir høflig.
Begynn brevet å takke søkeren for sin tid. Brevet skal starte med "Kjære Herr eller Fru …" og fortsett å si takk på vegne av organisasjonen.
Oppgi avslaget på en klar måte, så ingen forvirring dirigerer mottakeren. Ikke bruk positive ord for å starte en negativ setning. For eksempel, "Vi var veldig imponert over ditt CV, men angre på å informere deg om at du ikke er kvalifisert for stillingen." Vær klar og konsis slik at mottakeren vet nøyaktig hva du mener. Ikke skriv brevet lenger enn det må være; bryte de dårlige nyhetene så snart som mulig, mens du fortsatt er høflig.
Forklar årsakene til beslutningen. Kanskje var jobben allerede fylt eller det var en feil i søknadsdokumenter. Å gi en grunn til fornektelsen er viktig hvis du ønsker å hjelpe søkeren til å forbedre sjansene for suksess i fremtiden, eller hvis du vil påpeke en lettgjørende feil. Noen selskaper eller enkeltpersoner tilbyr imidlertid en retorisk grunn; dette er et alternativ for å unngå å fortelle sannheten. For eksempel, hvis personen var sent til intervjuet eller syntes å ha dårlig hygiene, bør du bruke retorikk i stedet for å forklare den sanne årsaken.
Lukk brevet med en høflig setning og et notat av goodwill. For eksempel, "Vi setter pris på din tid og innsats gjennom hele intervjuprosessen." Ønsker søkeren det beste i fremtiden og oppfordrer til et nytt forsøk. Ikke gjør slutten lenge og trukket ut med risiko for tilsynelatende uanstendig.
Tips
-
Sørg for å sende avslaget i en rettidig sak. Ikke la personen henge for en endelig beslutning.
