Skrive et brev til en dignitar kan være en svært komplisert sak. Du må slå akkurat den rette tonen av respekt uten å fawning. I tillegg må du kjenne til passende hilsen til bruk og sikre at personens tittel er riktig i brevet og på konvolutten. Ikke alle dignitarier med samme rang blir behandlet like. For eksempel er presidenten i en republikk adressert som «Excellence» i hilsen, mens presidenten i USA er adressert som "president."
Forskning mottakerens tittel. Er hun en statssensor, en representant eller noe annet? Du vil ikke være feil, fordi dette vil få deg til å se uinformert og redusere din troverdighet.
Start brevet ved å skrive inn adressen din, men ikke navnet ditt. Hopp over en linje, og skriv inn fulldatoen. Hopp over en ekstra linje, og skriv dignitærens offisielle adresse og hans eller hennes fysiske adresse. Hvis du for eksempel skrev til dronningen i England, ville du skrive: "Hennes Majestet Dronningen", etterfulgt av adressen til hennes hjem. Fra 2011 er konstitusjonelle monark dronning Elizabeth II. Hennes navn er faktisk Elizabeth Alexandra Mary, men det er aldri hvordan hun er adressert.
Start hilsen. Ofte er dette annerledes enn adressen. For eksempel, hvis du skrev til dronningen i England, ville du bruke enten "Fru" eller "Kan du takke din Majestet." Følg begge med en kolon.
Skriv inn bokstavets kropp. Vær forsiktig med å opprettholde en respektfull tone gjennom. Uansett om du er et emne eller en borger under regjeringens eller regjeringens begravelse, behandle han eller henne med respekten som passer til stillingen.
Slutt brevet med avslutningserklæringen som tilsvarer verdierens tittel. For dronningen bør et emne skrive av med "Jeg har ære å forbli, fru, Deres Majestets mest ydmyke og lydige emne", etterfulgt av fagets trykte fulle navn og signatur over det. Men for USAs president trenger du bare å skrive "Respektivt", etterfulgt av ditt skrevet navn og signatur. Når du skriver til en tidligere president, er "Vennlig hilsen" tilstrekkelig.
Adresse konvolutten ved hjelp av samme formelle adresse som vises i brevet. For eksempel, for en tidligere president i USA, ville du skrive "Ærlig (Navn)", etterfulgt av den fysiske adressen. For dronningen av England, ville du skrive "Hennes Majestet Dronningen", etterfulgt av den fysiske adressen.
