Omlegging av store forretningshendelser kan være et logistisk mareritt; selv med de mest troverdige grunner til å endre datoen, vil klienter og forretningsforbindelser bli irritert og ubeleilig. Måten du presenterer informasjonen vil også ha stor innflytelse på det inntrykket deltakerne vil ha; pass på å høre unnskyldende, men opptatt, så mottakerne vil se omleggingen som et midlertidig tilbakeslag i stedet for som feil eller resultatet av dårlig planlegging.
Sett inn et stykke firma brevhode i skriveren din; Dette er en offisiell melding om omlegging av et arrangement som du er vert for. Tiden er av essensen, og brevpapir vil fange opp mottakers oppmerksomhet mer effektivt enn vanlig papir.
Åpne tekstbehandlingsprogrammet ditt valg. Start et nytt dokument ved å velge "File" og "New."
Skriv inn datoen og hopp over en linje. Bruk postfusjonen i tekstbehandlingsprogrammet til å sette inn navnene og adressene til deltakerne.
Begynn med å si at du må omplanlegge arrangementet og oppdatere sine minner om hva hendelsen er og når den burde vært opprinnelig holdt.
Unnskyld hilsen og forklar årsaken til forsinkelsen. Ikke unnskyld deg mer enn en gang, eller mottakerne kan se dette som en skyld i skyld eller dårlig forvaltning.
Gi detaljer om når hendelsen vil skje. Hvis din bedrift tilbyr kompensasjon for sine bestillingsavgifter eller et annet incitament, detaljere hvordan deltagerne kan søke om kompensasjonen. Spill opp de gode nyhetene; hvis omplanleggingen er en heldig begivenhet, for eksempel omplanlegging for en tid med bedre vær, kommentere det.
Takk deltakerne for deres samarbeid, og gi dem kontaktinformasjonen de kan ringe hvis de har spørsmål eller problemer med å omplanere sitt besøk.
Tegn brevet "Med vennlig hilsen", og hopp over tre linjer. Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv ut bokstavene og skriv hver over ditt skrevet navn.
Send brevene med den raskeste tjenesten du har råd til. Hvis du ikke har råd til å sende et stort antall bokstaver etter Priority Mail, ringe hver deltaker først og gi dem grunnleggende informasjon om omplanlegging av hendelsen. Gi dem beskjed om at et offisielt brev vil følge.
