Mange bedrifter, både store og små, benytter firma-utstedte kredittkort som en måte for ansatte å fullføre små kjøp eller betale for andre forretningsrelaterte utgifter. For å redusere muligheten for misbruk, bør veldefinerte retningslinjer for kortbruk kommuniseres til ansatte og deres veiledere. Disse retningslinjene bør adressere problemer som passende bruk, sikkerhet, begrensninger og gjennomgangsprosedyrer.
Kortholderansvar
Ansatte som er valgt for å motta bedriftskredittkort, skal holdes ansvarlige for sikkerheten til kortet, samt personvernet til selskapsrelatert informasjon. Dette ansvaret bør omfatte å holde kortet på et sikkert sted, beskytte kortets personlige identifikasjonsnummer og gjennomgå uttalelser for svindelaktivitet. Selskapskredittkort skal aldri brukes av andre enn kortinnehaveren. Tapt eller stjålet kort skal rapporteres til kortutstederen og selskapet så snart som mulig.
Utgiftsgrenser
Bedriftskort skal inneholde utgiftsgrenser i samsvar med forventet behov for den ansatte. Disse grensene skal kommuniseres til arbeidstaker, på utstedelsestidspunktet, og følges nøye. Ansatte bør sørge for at bruken ikke overskrider denne grensen, eller pådra seg overbelastningsstraff eller avgifter. Bedriftskredittkort skal aldri brukes til kontantutvikling.
Bruksrapportering
Ansatte bør holdes ansvarlige for regelmessige bruksrapporter til utpekt veileder.Disse rapportene skal inneholde en detaljert forklaring av individuelle kostnader, originale kvitteringer og passende selskapsregnskapskoder. Denne informasjonen skal vedlegges gjeldende månedlige utsagn og sendes med nok tid til å unngå sen betaling.
Personlig bruk
Med mindre det inngår som en del av en kompensasjonspakke for arbeidstakere, bør personlig bruk av et selskapskredittkort ikke tillates. Personlig bruk bør defineres som eventuelle kostnader som ikke er direkte knyttet til driften av virksomheten eller relaterte utgifter. Personlig bruk i en nødsituasjon bør kreve ytterligere forklaring og umiddelbar tilbakebetaling til selskapet.
Bruk gjennomgang
Gjennomgang av brukerkredittkortbruken bør gjennomføres regelmessig. Denne vurderingen skal gjennomføres av både arbeidstakerens nærmeste veileder og medlem av forretningsregnskapsavdelingen. Medarbeiderens veileder bør holdes ansvarlig for å bestemme bruken som relevant og passende for ansattes jobbansvar. Regnskapsavdelingen skal sørge for at betalinger og kreditter behandles ordentlig og bruksgrenser ikke er overskredet.
