Enhver type organisasjon er avhengig av struktur, fra en lokal huseiereforening til et multinasjonalt selskap. Formaliteten av denne strukturen avhenger av valget av dets lederskap. Strukturer kan variere i formalitet, med noen grupper som ikke har noen regler, og andre har alt dokumentert og signert av hver nyansatt. For å avgjøre hvilken type organisasjonsstruktur virksomheten din skal ha, kan den bidra til å vite alternativene dine.
Formelt system vs uformelt system
Ofte vil en virksomhets organisasjonsstruktur sette presedens for arbeidskulturen som helhet. Som du beskriver strukturen i intervjuprosessen, vil du selvsagt tiltrekke seg den type ansatte som foretrekker å jobbe i den typen miljø, og de ansatte vil anbefale deg til andre. En formell organisasjonsstruktur er en som har nøye dokumenterte prosesser, fra organisasjonsdiagrammer som beskriver kommandokjeden til stillingsbeskrivelsene spesifikke for hver stilling.
I en uformell arbeidskultur kan disse hierarkiene aldri engang bli diskutert. En solo bedriftseier kan ansette sin første medarbeider uten å si noe høyt der den ansatte vil passe inn i virksomhets organisasjonsplan. Som enda flere ansatte er ansatt og virksomheten vokser, adresserer noen selskaper aldri offisielt disse problemene. Selvfølgelig faller mange organisasjoner et sted mellom disse to ytterpunktene, og kanskje diskuterer hvilke ansatte som rapporterer til hvem uten å skrive det skriftlig.
Fordeler med formelle arbeidsstrukturer
Struktur kan hjelpe en organisasjon til å kjøre jevnt, med alle medlemmer å vite nøyaktig hvor de skal gå hvis de trenger hjelp eller har bekymringer. For ledere betyr det at vi kan sette en struktur på plass der andre ledere motiverer og hjelper medarbeidere, i stedet for at alle kommer til de som står øverst for alt. En toppleder kan ha møter med hele ledelsen og deretter få informasjonsfilteret ned til de ansatte under dem. Dette sparer tid og penger, slik at ledere kan fokusere på mål som er spesifikke for å vokse virksomheten.
Hvis du driver en bedrift, kan du oppdage at en formell arbeidsstruktur gjør at du kan bli bedre organisert. Hvis du setter målene dine, organisasjonsskjemaet ditt og dine retningslinjer og prosedyrer skriftlig, kan du finne deg regelmessig å revidere dem og sikre at du holder deg på sporet. Å ha alt dokumentert, vil også hjelpe deg hvis du kommer ut til investorer eller be om et banklån for å utvide virksomheten din. Du vil ha papirarbeidet som er nødvendig for å vise at virksomheten din har en solid struktur på plass.
Fordeler med uformelle arbeidsstrukturer
Når man diskuterer fordelene og ulempene med formelle og uformelle grupper, ser det alltid ut som begrepet fleksibilitet. En av de største ulempene med en formell arbeidsstruktur er at den har en tendens til å sette byråkrati på plass som kan bremse operasjonene. Hvis en medarbeider må gå til en veileder med et problem og vente på at han skal komme seg opp i kjeden, går fremdriften sakte og virksomheten kan møte problemer som følge av dette. Informasjon kan også gå seg vill når den gjør veien opp eller ned, med viktige detaljer glemt eller blir skjev.
Men kanskje den største fordelen med en uformell arbeidsstruktur er fleksibilitet. Snarere enn å ha prosesser satt i stein, har virksomheten din friheten til å endre seg ettersom organisasjonen ebbs og flyter. Dette innebærer også at hvis du har en stor forandring, kan teamet raskt tilpasse og fylle ut disse hullene, i stedet for å vente med å gå videre til du har justert virksomhetsstrukturen.
Hva er arbeidskultur?
Stille tonen for alt du gjør, er arbeidskulturen. Kultur refererer til kjernenes trosretning som styrker organisasjonen din, fra de avgjørelsene du tar til kleskoden du har på plass for dine arbeidere å følge. Hvis du grunnla virksomheten og bygget den selv, er arbeidskulturen din trolig en direkte refleksjon av din egen personlighet og kjerneverdier. Når du ansetter folk, kan du lagre teamet ditt med folk som også reflekterer disse verdiene, uansett om du gjør det bevisst eller ikke.
Selv med de beste intensjoner, vil du nok finne det utfordrende å opprettholde den arbeidskulturen når bedriften din vokser. Det kan ganske enkelt være en person som ikke passer godt sammen med resten av teamet, eller det kan hende du opplever at du tar med en ny klient som legger påkjenning på det positive, uformelle arbeidsmiljøet du har jobbet så hardt for å bygge. Jo mer du forstår arbeidskulturen du forsøker å opprettholde, jo raskere vil du kunne få ting tilbake på sporet.
Formelle arbeidskulturer
Siden arbeidskulturen er tett knyttet til strukturen, er det viktig å diskutere fordelene med en formell kultur. Etter hvert som flere bedrifter har presset for uformelle arbeidskulturer, har det blitt klart at det er et oppsett som ikke fungerer for alle bedrifter. Faktisk er noen organisasjoner bedre egnet til en formell struktur. Et juridisk eller regnskapsfirma kan for eksempel finne ut at en formell arbeidskultur er bedre egnet for sine egne ansatte.
Ikke bare fungerer en formell arbeidskultur best for ansatte som foretrekker struktur, men det hjelper også bedrifter å tiltrekke seg kunder som insisterer på formelle arbeidskulturer. Et selskap kan også finne det lettere å få investeringspenger når det har et mer formelt oppsett, siden flere tradisjonelle investorer kan trekkes til strukturen som tilbys.
Uformelle arbeidskulturer
I de siste årene har bedrifter skiftet mot et mer uformelt miljø, med studier knyttet til bestemte arbeidskulturer til forbedret moral. En positiv arbeidskultur handler om ansattes engasjement, noe som betyr at arbeidstakere skal være med på å bygge og vokse organisasjonen. Informell kultur går utover tilfeldige kleskoder og perkfylte bryterom for å inkludere fleksible arbeidstimer og åpen dørpolitikk.
I en uformell arbeidskultur er medarbeidertilfredshet toppmålet, men det er viktig å sørge for at denne typen miljø passer til din egen personlighet, så vel som preferansene til de personene du ansetter. Dette kan noen ganger bety at du må justere måten du driver på eller tenker på noen av dine ansettelsespraksis. Det kan hende du oppdager at det å legge til noen få entreprenører eller eksternt arbeidstaker er bedre egnet for miljøet du prøver å lage, for eksempel. Uansett vil en uformell arbeidskultur gi deg fleksibiliteten til å gjøre disse endringene.
Innstilling av struktur i et uformelt miljø
Eliminerende struktur betyr ikke at du ikke gir veiledning om hva som forventes av hver ansatt eller tilbakemelding om hvordan de utfører. En av de beste tingene du kan gjøre så langt som formell dokumentasjon, er å bruke den til å veilede dine ansatte. I tillegg til å sette inn HR-retningslinjene dine på ting som ferietid, bør du også skissere arbeidsforventningene til hver stilling for å gi dine arbeidere veiledning om arbeidsoppgavene. Dette vil også gi deg et hoppepunkt når det er på tide å gi tilbakemelding på det arbeidet en ansatt gjør.
Imidlertid går tilbakemeldingen på begge måter. Vellykkede selskaper investerer i tilbakemeldingsmekanismer som tillater ansatte å la ledelsen få vite hvordan de gjør det. I stedet for å bare vente på for å finne ut om lederne er fornøyd med arbeidets ytelse, får de ansatte regelmessig tilbakemelding på hvordan de føler seg om arbeidskulturen og sine egne roller innenfor den. Når deres endringer blir implementert, føler de ansatte mer engasjert fordi de ser at de er en del av hvordan organisasjonen går.
