En kirke database vil gi grunnleggende informasjon om hvert medlem av menigheten din med et klikk på datamusen. Borte er dagene til papiradressebøker, med deres sekretærkyllingskraper og kryssinger som familier utvikler seg og flyttes. Med en database forblir alt organisert og aktuelt, slik at du kan dele kontaktinformasjon i en kirkefamilie.
Samle kontaktinformasjonen til alle som deltar i din kirke. Du kan gjøre dette ved å sende ut et skjema for congregants å fylle ut på en tjeneste, eller ved hjelp av en e-postliste, enten å tillate e-postrespons eller linking til et nettbasert skjema som SurveyMonkey.com.
For hver familie, sørg for å få navn, adresse, telefonnummer og e-post. Du vil kanskje også inkludere bursdager, årsdagen og relevant informasjon om hvert barn, for eksempel alder og spesielle interesser.
Kommunisere formålet med kirkedatabasen til hver enkelt person. Spør folkens tillatelse før de inkluderes i en offentlig fil, og hvis de ikke ønsker at informasjonen skal deles, gjør de enten en "privat" fil eller la dem være unoterte.
Start et Excel-regneark. Den første kolonnen skal være for familiemedlemmer, etterfulgt av en andre kolonne for hjemmeadressen. Den tredje kolonnen skal inneholde et telefonnummer, en fjerde kolonne skal ha en e-postadresse, og en siste kolonne kan inkludere eventuelle notater eller bekymringer som pastorale ansatte bør være oppmerksomme på.
Du kan også opprette dette i Microsoft Word, Open Office eller et annet program som lar deg lage en utskrift, men likevel elektronisk nyttig, fil som kan lagres på datamaskinen eller lagres på en disk.
Lagre filen etter at all informasjon er angitt. Denne databasen bør holdes et sted der det er lett tilgjengelig for de som bruker det med jevne mellomrom (for eksempel kirkepersonale), men ikke til de som ikke trenger informasjonen. Vurder å sette den på en delt harddisk, eller passordbeskytte den for å holde ut snoopers.
Vurder å kjøpe et databaseprogram som er designet for kirker, for eksempel tjenerbehandler. Excel-regnearket ditt i dette tilfellet ville bare være et utkast. Skriv inn din endelige, organisert informasjon på nytt i databaseprogrammets utpekte felt. Lagre arbeidet ditt.
Elementer du trenger
-
Datamaskin med internettilgang
-
Kontaktinformasjon for alle menigheter som ønsker å bli med
-
Sekretær eller datainngang frivillig
-
Regnearksprogram som Microsoft Excel
-
Databaseprogramvare (valgfritt)
Tips
-
Oppbevar konfidensiell informasjon konfidensiell. Respekter din menighets personvern. Dobbeltklikk stavemåten på navn og sifrene i telefonnumre for nøyaktighet.
Advarsel
Hvis du har et problem med databaseprogrammet eller tror det skal bli ødelagt, ikke prøv å "fikse" det. Du kan slette verdifulle filer. I stedet bruker du kundeservicenummeret som følger med programvaren.
