Enten du tar en bestilling på pizza, en bestilling for noe fra en tv-reklame, bil deler eller et transportsystem, endres ikke bestillingsprosessen. Å være høflig og samle all nødvendig informasjon for å plassere bestillingen fullfører transaksjonen på en profesjonell måte og fremmer kundetilfredshet. Bestillingsprosessen kan avgjøre om en kunde plasserer en gjenta ordre.
Identifiser deg selv og din forretningssted når du svarer på telefonen. For eksempel, "ABC123 Company, dette er Sally, hvordan kan jeg hjelpe deg i dag?" Aldri spise eller drikke når du er på telefon og snakk tydelig og sakte slik at kunden kan forstå deg. Hold stemmen din på et jevnt nivå; hvis du har en tendens til å snakke høyt, bremse den tendensen når du er på telefonen på jobb og hold en vennlig tone i stemmen din. Bruk riktig grammatikk og unngå slang.
Be om anropers navn og bruk det i løpet av samtalen. Ikke ring en kunde av hennes fornavn, med mindre hun instruerer deg til å gjøre det; bruk hennes formelle tittel. Sett aldri kunden på vent eller høyttalertelefonen, uten å først spørre henne om tillatelse og vente på svaret hennes.
Lytt nøye til kunden og skriv ned relevant informasjon. Be ham om å gjenta om nødvendig. Ikke stole på minnet ditt. Aldri opptre som om du har travelt, den viktigste kunden er den som er på telefonen. Hold din måte tålmodig og nyttig.
Sørg for at du får all nødvendig informasjon for å plassere bestillingen, inkludert eksakt vare, spesifikasjoner, størrelse og annen relevant informasjon. Det er bedre å ha mer informasjon enn du trenger å plassere ordren riktig enn for lite. Gjenta alltid kundens bestilling tilbake til henne for bekreftelse. Pass på at hun er klar på prisen for varen som er bestilt for å unngå at kunden får en ubehagelig overraskelse når hun mottar regningen.
Spør kunden om telefonnummeret sitt slik at du kan ringe ham tilbake dersom du har spørsmål om bestillingen senere. Slutt alltid samtalen ved å takke kunden for sin virksomhet. Vent til han skal legge telefonen først, slik at han ikke hører støyen fra telefonen som henger opp.
