Hvis du har betalt lønn til ansatte og holdt tilbake skatt, må du legge W-2 med Social Security Administration. Hvis du har opptil 50 ansatte, kan du arkivere elektronisk via SSAs Business Services Online-system. Tjenesten er sikker og gir deg øyeblikkelig bevis på at du har arkivert. Du har til 31. mars for å arkivere elektronisk; papir filers har til den siste februar i februar. Du kan også skrive ut W-2 og distribuere dem til dine ansatte.
Business Services Online Registrering
For å få tilgang til BSO må du først registrere deg. Gå til Sosial sikkerhetstjenester, Business Services Online nettsted og velg "Registrer" -knappen. Du må gi spesifikk informasjon, for eksempel navn, fødselsdato, personnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Etter at registreringen din er bekreftet, vil du få brukernavn og passord.
Skjemaer W-2 / W-3 Online
For å opprette W-2, må du få tilgang til BSOs Forms W-2 / W-3 Online. Du må også utføre noen foreløpige skritt, for eksempel å velge et skatteår, skrive inn arbeidsgiverens identifikasjonsnummer, og sørge for at ingen unntak eller restriksjoner gjelder. For eksempel kan du ikke bruke Forms W-2 / W-3 Online hvis du sender inn et skatteår før 2011, eller du korrigerer en tidligere innlevert W-2. For å komponere W-2s, følg instruksjonene på BSOs lønnsrapportside. Fullfør hver W-2 som du ville for papirversjonen. Legg inn lønn for arbeidstakere, inntjente skatter og gjeldende fordeler i de aktuelle boksene.
W-2 utskrift
Skjemaer W-2 / W-3 Online lar deg lage, lagre, skrive ut eller sende inn W-2s. Du kan skrive ut og gjennomgå W-2 før du sender dem. Hvis du allerede har sendt inn din W-2, har du opptil 30 dager etter innleveringsdatoen for å laste ned W-2, som er tilgjengelig i PDF-format. Hvis du har ferdigfylte, uferdige W-2er, vil systemet informere deg om at skjemaene er ufullstendige. BSO sender kun W-2 til SSA. Den sender ikke dem til gjeldende statlige og lokale inntekter. Du må videresende dem selv.
Skjemaer W-2c / W-3c Online
For å korrigere en innlevert W-2, fil en W-2c ved hjelp av Forms W-2c / W-3c Online. Dette systemet lar deg arkivere og skrive ut en korrigert W-2 uavhengig av det originale innsendingsformatet. Du kan bare rette inn innsendte W-2s for lønn opptjent i de foregående tre årene, tre måneder og 15 dager. Du kan fullføre og skrive ut opptil 25 W-2cs.
W-3 og W-3c-tjenester
En W-3 er en transmittal form som viser total lønn og tilbakeholdenhet for alle ansatte i året. Du må inkludere en W-3 når du sender dine W-2'er til SSA. For å arkivere og skrive ut en W-3, få tilgang til skjemaer W-2 / W-3 Online. For å arkivere og skrive ut en korrigert W-3, bruk Forms W-2c / W-3c Online.
Arkivering og utskrift for mer enn 50 ansatte
Hvis du har mer enn 50 ansatte, kan du kanskje bruke BSOs "filopplasting" system til fil og skrive ut W-2s. For filformatspesifikasjoner, gå til Sosial Sikkerhetsadministrasjon, arbeidsgiver W-2 arkiveringsinstrukser og informasjon nettsted. Velg "Publikasjoner og skjemaer" og deretter "Spesifikasjoner for arkiveringsskjemaer W-2 og W-2c elektronisk." Velg riktig spesifikasjonskobling.
