Før epost kom i popularitet, presenterte faksoverføringer den eneste måten å sende skriftlig kommunikasjon raskt. De kunne gi papir og utskrift på noen få minutter i løpet av hundrevis eller tusenvis av miles. Siden e-post har blitt brukt i stor utstrekning, har enkelte selskaper helt forlatt faksmaskiner. Likevel har fakser noen fordeler i forhold til e-postkommunikasjon.
Papirproblemer
Siden faksoverføringer bruker papir og e-post, gjør ikke problemer med papiret fakskommunikasjon i ulempe. Som skrivere kan faksmaskinene oppleve papirstopp. I motsetning til skrivere kan disse papirstoppene forekomme i en av to maskiner som trengs for å fullføre en faksoverføring. Det opprinnelige dokumentet kan sette seg fast i den sendte faksmaskinen, og muligens gjør dokumentet ubrukelig dersom syltetøyet er sterkt nok. På mottakerenden blir papiret trykt på kan syltetøy i faksmaskinen, og forstyrrer hele prosessen. Mottaksmaskinen kan også løpe ut av papiret, og brukeren på den enden kan ikke innse at papiret er borte i noen tid. Denne forsinkelsen kan føre til at tidsfølsomme kommunikasjoner går ubesvarte i timer eller dager.
Ett trinns prosess
En av de største styrkene ved faksoverføringer skjer når en person har et signert dokument eller et dokument som bare finnes i hard copy. Hvis personen ønsker å sende dokumentet i en e-post, må han dokumentere dokumentet med en skanner eller multifunksjonsskriver. Brukeren må da redigere det skannede bildet før du velger et sted på datamaskinens harddisk for å lagre det skannede dokumentet. Når personen sender e-posten, må skannefilen være vedlagt e-posten. Derimot plasserer en person som bruker en faksmaskin bare dokumentet i maskinen og treffer noen få taster for å sende det til mottakerpartiet.
redigering
Dokumenter sendt via e-post kan redigeres av en bruker, mens dokumenter sendt via faks ikke kan. I situasjoner hvor de to partene samarbeider om et prosjekt, gjør evnen til å redigere dokumentet det enklere å gjøre endringer raskt. Hvis de to partene er engasjert i et motsatt forhold, kan en faksoverføring være mer attraktiv. Naturen til faksdokumentet med hard copy gjør at dokumentet blir vanskeligere å manipulere eller manipulere den andre parten.
Kombinasjon
Mange datamaskiner og skrivere i dag kan sende både fakser og e-post. Dette betyr at digitale filer kan sendes fra en datamaskin til en faksmaskin, der den leveres som et hard copy-dokument. Disse datamaskinene og skriverne kan også motta faksoverføringer fra faksmaskiner, som gir fordelene med både faks og e-post.
