Når du må skrive en profesjonell rapport, kan du kanskje forveksle informasjonen som skal inkluderes. Bedriftsskriving, spesielt for rapporter, har ofte et format og stil som bør følges. Når du er vant til å skrive i format og stil som kreves for profesjonelle rapporter, bør du kunne skrive opp en rapport raskt og enkelt.
Se gjennom stilen til rapportskriving. I motsetning til fortelling eller essay skriving, er rapportskriving svært effektiv. Eventuelle overflødige ord skal fjernes, og språket er enkelt og direkte. Bruk aktiv stemme og unngå overflødig informasjon.
Legg til kuleposter når du kan. I stedet for å forklare noe i setningsform, vil en rapport forklare den med en punktliste. For eksempel vil funksjonene i et forretningsprosjekt ikke bli skrevet i stykkeform, men heller notert med kuler.
Bryt opp avsnitt slik at hver enkelt er bare noen få linjer lang. Rapportskriving inneholder ikke lange avsnitt.
Unngå å inkludere informasjon som publikum allerede vet. Med et essay antar du ofte at leseren ikke vet noe om emnet. Skrive en rapport, slett all informasjon som publikum allerede vet. Hvis du for eksempel skriver en rapport om en ny selskapspolicy for ledende ansatte, må du ikke inkludere generell informasjon om bedriften din som ledere allerede hadde kjent. Imidlertid kan denne informasjonen være inkludert dersom rapporten er for en gruppe nye ansatte.
Ta med tilleggsmaterialer med forretningsrapporten. Ting som diagrammer, grafer, fotografier, tabeller, diagrammer og andre visualer kan brukes til å forbedre rapporten og gjøre meningen tydeligere.
Sett overskrifter i hele rapporten for å gjøre referanse til de ulike seksjonene enklere for leseren.
