Enten de sendes av posttjenesten eller via e-post, følger forretningsbrev alltid et bestemt format og stil. Etter at formatet kommer raskt, forteller leseren om tilleggsrelaterte dokumenter du har inkludert, for eksempel et CV, en signert kontrakt eller kopier av betalte fakturaer. Detaljert vedlegg i kroppens brev og merke dem nederst i brevet er en profesjonell måte å hjelpe mottakeren til å forstå hvorfor du skriver og hvilke tilleggsmaterialer du sendte.
Fortell leseren hvorfor du skriver
Et godt skrevet forretningsbrev begynner med en enkelt setning som forklarer hvorfor du skriver. Fortell mottakeren hva og hvor mange dokumenter du legger til og hvorfor du inkluderer dem. Du bør begynne med setninger som «Jeg er vedlagt mitt CV for stillingen som assistentleder», eller «Vedlagt er en kopi av brevet jeg mottok, bekrefter min siste betaling.»
Unngå å være for formell
Din brevskriving skal ikke inneholde den mye mer formelle setningen "Vennligst følg vedlagt …" Selv om det ikke er grammatisk feil, brukes den typen av formelt skriftlig språk hovedsakelig i akademiske tidsskrifter, offisielle dokumenter og steder der det er behov for økt grad av alvorlighet. Som en generell regel, unngå altfor formell språk i din daglige virksomhet korrespondanse og e-post.
Oppgi vedlegg eller vedlegg under din signatur
På bunnen av brevet etter at signaturlinjen er riktig sted å liste vedlegg. Hvis du sender e-post, dobbeltrom etter signaturen og deretter sitere vedleggene med en kort notat som "Vedlegg: Resume for Jane K. Doe." Hvis du sender et brev via posttjenesten, legger du til en notat som kort beskriver Innlegget inneholder to linjer under signaturen. Du kan skrive ut ordet "enclosure" (Eksempel: "Vedlegg: Månedlig markedsoversikt") eller bruk fellesforkortelsen "enc." ("Enc: CV for John K. Doe)
Tilleggstips for e-postadresse
Slik navngir du vedlegg: Formatering er avgjørende når du sender en forretnings e-post. Filnavnet på vedlegget bør være relatert til e-posten din. Ta med navnet ditt, en kort beskrivelse av emnet og datoen for e-posten. Hvis det er mer enn en side i vedlegget ditt, angi det også.
Fest bilder effektivt: Hvis du sender bilder, må du beskjære bildene dine for å vise bare hva som er relevant og i en liten eller mellomstor som lastes ned raskt på mottakerens datamaskin eller enhet.
Pass på å inkludere alt: Før du forsegler konvolutten eller trykk på send-knappen, må du kontrollere at de er i konvolutten eller at du har lagt dokumentene dine til e-posten din. Mange rekrutterere og andre bedrifter kan kaste bort bokstaver som ikke inneholder de påkrevde vedleggene. Det gir også inntrykk avsenderen er uforsiktig.
