Prosjektkoordinering refererer generelt til planlegging og styring av flere oppgaver samtidig. Koordinering er viktig for en bedrift som omhandler to eller flere relaterte prosjekter. Prosjektene varierer basert på forretningsmessige mål, men kan omfatte lansering av et nytt produkt eller utvide tjenester til nye områder. En prosjektkoordinator har ofte forskjellige roller og ansvar, avhengig av bransje, forretningsstørrelse og prosjektmål. For eksempel kan selskaper utpeke separate prosjektkoordinatorer for å håndtere innenlandske og internasjonale forhold; Mens små bedrifter kan veve grunnleggende prosjektkoordineringstjenester i en ledelsesrolle. Prosjektkoordinatorer kan tjene som beslutningstakere eller assistenter til lederledere.
Grunnleggende
Prosjektets omfang (for eksempel integrering av prosjekter med forskjellige lag eller vurdering av alternative alternativer) og tidsramme (både kortsiktig og total frist) representerer viktige funksjoner - særlig ettersom vellykket samordning krever langsiktig planlegging kombinert med sømløs utførelse. Hvis bedriften for eksempel har til hensikt å åpne et nytt sted, må du nøyaktig forutse hvor lang tid det tar å bygge en butikk, få nødvendige tillatelser, kjøpe møbler eller utstyr, samt leie og trene tilstrekkelig medarbeidere. En forsinkelse i å motta viktige forsyninger kan således påvirke et helt prosjekt, for eksempel ved å legge til ekstra prosjektkostnader.
medarbeidere
For å opprettholde effektivitet, bør du vurdere å utpeke en person eller et lag med mennesker som prosjektkoordinator (er). Prosjektkoordinatorer må ha sterke problemløsningskompetanser for å kunne forutse og svare på uventede forsinkelser eller situasjoner. Videre skal de kunne samhandle og forhandle med ulike typer mennesker. Hvis et prosjekt innebærer å jobbe med en bedrift i Mexico, bør koordinatorer innse at virksomhetsskikke er forskjellig i Mexico fra USA. Hvis du ikke kan opprette en selvstendig prosjektkoordinatorrolle, må du justere prosjektkoordinatorens plikter for å tjene som lederassistent. For eksempel kan en prosjektassistent planlegge møter, utarbeide agendaer og vurdere fremdrift med det overordnede målet om å støtte prosjektets effektivitet.
programvare
Inkorporere programvare for å øke effektiviteten, for eksempel å opprettholde prosjektfiler og administrere nøkkelinformasjon. For enkelte prosjekter fungerer regneark, grafer eller veggdiagrammer effektivt. Du bruker også programmer som Microsoft Excel eller Project, eller til og med utvikle proprietær programvare. For eksempel kan du designe et program for å fokusere på et viktig aspekt, som for eksempel totale prosjektkostnader eller kvalitetssikringsproblemer. Sørg for at prosjektinformasjonen er lett tilgjengelig for viktige deltakere.
betraktninger
Noen prosjekter involverer personer fra ulike organisasjoner eller bedrifter som jobber sammen for å oppnå et lignende mål. Kontinuerlig analysere prosjektrisiko, for eksempel hvis et lagmedlem ikke er i stand til å skaffe tillatelse eller levere leveranser til rett tid. Prosjektkoordinering må inkludere beredskapsplaner som raskt kan implementeres om nødvendig.
Ledelse
Prosjektkoordineringstrinnene inkluderer vanligvis å skape et overordnet mål, planlegge viktige oppgaver, samt gjennomføre og kontrollere prosjektet. Utvikle en SWOT (styrker, svakheter, muligheter, trusler) eller STEP (sosial, teknologisk, økonomisk og politisk) analyse gjennom ulike stadier for å evaluere prosjektets fremgang.
