Personaleavdelinger spiller en viktig rolle på områder som arbeidsstyrkeplanlegging, ansattes og arbeidsforhold, opplæring og utvikling og lovlig etterlevelse i sine organisasjoner. Fordi det ikke er direkte involvert i produksjon av varer og tjenester, kan HR ses som en egen funksjon bortsett fra den daglige driften av en bedrift. Likevel kan en effektiv personalavdeling gjøre en reell forskjell for organisasjonens suksess. En HR-avdeling møter typisk en rekke interne og eksterne faktorer som en del av sin funksjon.
Ekstern faktor: Tilgjengelig arbeidsbasseng
Kanskje hovedavdelingen til de menneskelige ressursavdelingene er å opprettholde tilstrekkelig bemanningsnivå gjennom arbeidskraftplanlegging. En ekstern faktor som påvirker evnen til å rekruttere kvalifiserte kandidater, er tilgjengeligheten på arbeidsmarkedet, som påvirkes av arbeidsledighet, antall kvalifiserte arbeidstakere i rimelig pendlingsavstand og i noen tilfeller tilgjengeligheten av søkere med spesialiserte ferdigheter som sykepleie eller teknologi. En organisasjon kan ha problemer med å identifisere og tiltrekke seg egnede kandidater, spesielt hvis de samme ferdighetssettene er etterspurt i hele bransjen.
Selskapets geografiske plassering kan også være en faktor hvis arbeidsbassenget ikke er stort nok i nærområdet. Deretter kan HR-ledere trenge å fokusere sine rekrutteringsarbeid utenfor regionen og betale omstillingspakker som passende for å oppfordre kvalifisert personale til å ta stilling.
Ekstern faktor: Regjeringsforskriften
Forbunds og statlige arbeidsplasslover og forskrifter er eksterne faktorer som påvirker menneskelige ressurser, som krever menneskelige ressurser for å sikre at selskapet er i samsvar. Forskriftene kan påvirke hvordan et selskap går om å ansette, trene, kompensere og til og med disiplinere sine arbeidstakere, og en feil kan føre til sanksjoner mot selskapet eller til og med rettssaker innlevert av ansatte, potensielle ansatte, leverandører og kunder. Et eksempel er amerikanerne med funksjonshemmingsloven, som i mange tilfeller skaper behovet for bedrifter å endre kontorkonfigurasjoner eller gi andre rimelige innkvartering for personer med nedsatt funksjonsevne.
Intern faktor: vekstnivå
En intern faktor som påvirker menneskelige ressurser, er selskapets sats på nåværende og forventet vekst. Bedrifter som opplever aggressiv vekst og rask ekspansjon kan kreve at human resources-avdelingen skal fokusere på rekruttering og bemanning. Mer stillestående selskaper kan legge større fokus på innsats for å opprettholde ansettelsen og forbedre selskapets kultur- og arbeidsmiljø gjennom oppgradering av stillingsbeskrivelser og forbedring av kompensasjons- og fredsfordelingsprogrammer. Downsizing selskaper må kanskje ta den beklagelige beslutningen om å miste noen av sine ansatte; en melding som ofte blir overlatt til HR til relé.
Intern faktor: Bruk av teknologi
En av de viktigste interne faktorene som påvirker menneskelige ressurser, er at HR-avdelingen og bedriftsledelsen ønsker å bruke teknologi for å hjelpe til med enkelte viktige menneskelige ressurser. For eksempel kan selskaper som utnytter verktøy som for eksempel online fordelingsstyring, hvor ansatte kan endre sine ytelsesplaner alene, gi ansatte til arbeidskraft mer tid til å fokusere på andre områder som rekruttering eller opplæring og ansattes utvikling. Dette kan frigjøre betydelig tid og ressurser over hele organisasjonen.
