Lønnsomme organisasjoner stole på formelle og uformelle forretningskommunikasjonsmønstre. Formelle kommunikasjonskanaler gir struktur mot produktive utfall. Uformelle interaksjoner tillater autentiske relasjoner å bli bygd og alternative metoder for å skape mening i organisasjonen. Begge utfyller hverandre og kan styrke selskapet når det brukes effektivt. Hver kan planlegges, men uformell kommunikasjon er vanligvis spontan.
Formål med formell kommunikasjon
Formell forretningskommunikasjon er en strategisk utveksling av informasjon som støtter en klar dagsorden. Denne informasjonen anses tradisjonelt som intern kommunikasjonsmetode, men kan inneholde strukturerte samspill med mennesker og enheter utenfor organisasjonen.
Formell kommunikasjon kan også utløse uformelle interaksjoner.For eksempel kan en sjefsjef planlegge et tur- eller rådhusmøte hvor en gratis gjennomgang av kommentarer om diskusjonsemner oppfordres. Imidlertid kan disse føre til personlige samspill, historier og ideer som ikke var på den opprinnelige agendaen.
Typer formell kommunikasjon
Organisasjoner kan kommunisere til sitt interne lag gjennom skriftlig eller muntlig kommunikasjon. Ledere kan bruke formelle skriftlige verktøy som e-post, blogginnlegg, orienteringsopplæringsmateriell eller nyhetsbrev. Talerpresentasjoner, møter og planlagte konferanser er eksempler på verbale samspill som en formell kommunikasjonsstrategi. Formell kommunikasjon kan også omfatte strategisk plassering av kontorskilt, ansatteomtaler og samarbeid med ideelle organisasjoner. Nyhetsoppslag og utøvende opptredener er også kreative måter å forbedre forretningsforbindelser gjennom formell kommunikasjon.
Formål med informell kommunikasjon
Spontane interaksjoner gnist en "grapevine" av informasjon delt gjennom uformelle kommunikasjonsnettverk. Informell forretningskommunikasjon bør utfylle formelle nettverk. Autentiske og lønnsomme relasjoner styrkes gjennom denne metoden. Noen ganger kan den uformelle atmosfæren resultere i uformell og uforsiktig distribusjon av informasjon. Av denne grunn bør alt personell være spesielt forsiktig med å dele sensitiv informasjon mens de kommuniserer informelt. Selv om skriftlig kommunikasjon også kan være uformell, bør det være hensiktsmessig å unngå juridiske og etiske problemstillinger.
Typer av uformell kommunikasjon
Uformell muntlig kommunikasjon kan foregå under lunsjpauser, korridorinteraksjoner og telefonsamtaler. Kreative forretningskommunikatører kan med vilje inkludere håndskrevne notater, tekstmeldinger og jubileumserklæringer og bursdagskort for å bygge rapport med sine medarbeidere.
Dynamikk for bedriftskommunikasjon
Informasjon kan leveres fra ledelse til ansatt, eller omvendt. Bedrifter som er grunnlagt hovedsakelig i formelle nettverk avviker sjelden fra reglene og protokollene. På den annen side oppmuntrer uformelle bedriftskulturer til spontanitet og uformelle nettverk. Uavhengig av bedriftskulturen vokser organisasjoner gjennom en strategisk balanse mellom formelle og uformelle nettverk. Organisasjoner drar nytte av å etablere et åpent kommunikasjonsnettverk som inkluderer tilbakemeldinger fra både ansatte og ledere.
