Å ta en årbok sammen tar både tid og penger. Derfor ser mange staber på forretningsreklame, fundraisers og sponsorer for å hjelpe med de økonomiske behovene til de ansatte. Sponsorer kan være en integrert del av finansieringen for en årbok, men det er en god ide å først undersøke potensielle sponsorer før de kontakter dem for å spørre om økonomisk støtte. Gode kontakter kan være foreldre til årsbokmedarbeiderne, skolens fakultet og medarbeider, eller samfunnsmedlemmer som bedriftseiere.
Tidlig planlegging
Før du skriver, møtes som et stab og vurderer økonomiske behov. De fleste staber møtes sent på sommeren, før skoleåret begynner, for å lage en liste over finansieringsbehov. For eksempel, vurdere årbok leir, signering dag hendelser eller ansatte T-skjorter. Disse koster penger, bortsett fra de faktiske kostnadene ved publisering av årsboken. Når listen og budsjettet er i orden, kjør rundt eller søk på Internett for lokale bedrifter å sponsorere årsboken og økonomisk støtte dine behov. Staber kan sende e-post til foreldrene til skolen og ansatte, men det er en god ide å holde sponsorbrevene mer personlige.
Salutasjoner og introduksjoner
Hvert stort brev begynner med en høflig hilsen og innføring av hvem du er. Hvis du målretter mot en bestemt bedrift, gjør du undersøkelsen og adresser brevet til lederen eller eieren av den virksomheten. Å gjøre det så personlig som mulig er viktig når du ber om økonomisk assistanse eller sponsing. Etter hilsen er det på tide å presentere deg selv, årbokspersonalet og skolen du representerer. Du vil ikke komme til forespørselen ennå; bare snakk om hvem du er. Dette kan være en god tid å nevne din rolle i samfunnet, noen priser som årboken har vunnet eller et mulig tema i boken.
Klare hensikter
Etter introduksjoner, kom til formålet med brevet. Fortell dem nøyaktig hva du trenger og hva du har tenkt å gjøre med pengene. Du vil kanskje foreslå bestemte beløp for en donasjon, for eksempel $ 20, $ 50, $ 100 eller $ 200. Det er nyttig å nevne fordelene med deres gave, som skattefradrag og hjelp til ansatte og til samfunnet. Du kan også nevne hvordan du har til hensikt å respektere deres donasjon, for eksempel å gi dem en liten plakett å vise eller tilby plass i årboken din for å annonsere sin virksomhet.
Takk og følg opp
Det siste avsnittet i brevet skal gi din kontaktinformasjon, inkludert den beste tiden for å nå deg. Ta med en linje eller to som også indikerer når du planlegger å kontakte dem hvis du ikke hører tilbake.Avhengig av dine ansatte, kan du velge å kontakte dem via telefon, e-post eller personlig, men vær sikker på at de vet når og hvordan de ikke blir overrasket. Til slutt takk dem for deres tid og vurdering og nevner at du setter pris på hva de gjør for samfunnet ditt. Skriv brevet med navnet ditt, etterfulgt av ansatte og skolens navn like under din signatur, selv om noen staber tror det er mer personlig å få hele gruppen til å skrive brevet.
