Et avdelingsforslag brukes vanligvis til å skaffe ressurser til et nytt eller utvidet program, en ny tjeneste eller en annen måte å gjøre nåværende virksomhet på, som krever godkjenning for å tilbringe avdelingens budsjettallokering. Det må være kort nok til å respektere beslutningstakerens tid, men omfattende nok til å få godkjenning. Et forslag kan være et svar på en forespørsel om forslag (RFP), eller det kan være uønsket.
Forslagsforberedelse
Gjør din forskning. Les RFP eller avdelingsforslaget grundig. Vet hva de ber om (format, lengde, antall seksjoner). Følg instruksjonene nøyaktig; ikke improvisere.
Vet hvem du presenterer forslaget til: konsernsjefen, styret eller en avdelingsleder. Du må kaste forslaget til deres synspunkt. Konsernsjefen vil trenge en mer strategisk syn, mens lederen vil kreve mer prosessoriske detaljer. Styret vil bestå av begge, så begge målene skal være godt dokumentert.
Les avdelingens strategiske plan eller tilsvarende. Du må vise hvordan forslaget ditt oppfyller et strategisk mål eller et sentralt resultat. Les andre relevante avdelingsdokumenter, spesielt de som refererer til området du jobber med.
Forslag Utvikling
Start med en historie om problemet du vil løse, eller tjenesten du vil gjengi. Beskriv behovet eller gi en behovsanalyse. Vis din forståelse av avdelingsstruktur og hvor dette forslaget passer inn.
Identifiser fordelene med forslaget ditt - kvantitativt om mulig. Fremhev styrker og muligheter kvantitativt, og vis løsninger på svakheter og trusler. Beskriv alternativer og mulige alternativer når det gjelder relative kostnader og fordeler. Gjør en risikoanalyse; inkludere juridiske hensyn og identifisere løsninger på identifiserte risikoer. Oppgi ønsket valg, og vis hvorfor.
Identifiser de menneskelige og materielle ressursene som kreves for det anbefalte alternativet, både når det gjelder antall og kostnader. Sørg for at alle dine krav er nøyaktige, og du har ressurser til å levere resultatene du er lovende.
Angiv klart arbeidets tidsramme. Ta med en grunnleggende arbeidsavbruddstruktur eller et Gantt-diagram, som begge er prosjektstyringsverktøy. Hvis du ikke er kjent med dem, så finn en kollega som er. Pass på å inkludere navnene til noen kollegaer som gir betydelig hjelp, enten muntlig eller i forslaget.
Før du sender inn forslaget, sett det til side i 24 timer. Les det grundig, og identifiser eventuelle svakheter; stram opp grammatikk. Spør noen du stoler på korrekturlesing, og skriv om nødvendig.
Opprett et sammendrag. På en side eller mindre angi viktige deler av forslaget. Sett dette som første side. Den andre siden skal være en nøyaktig indeks eller innholdsfortegnelse.
Tips
-
Hvis du skal presentere deg personlig, trene din presentasjon foran et speil eller presentere en kollega som en tørr løp.
Lov aldri hva du ikke kan levere eller gjøre krav som er ubegrunnede eller usanne.
