Mange mennesker vil ikke lese instruksjoner unntatt som en siste utvei. Når folk leser dem, er de bare hjelpsomme hvis de er skrevet i klare, konsise språk. Når du forstår publikum, vil du være bedre forberedt på å gi en introduksjon, etterfulgt av instruksjonene.
Studere målgruppen din
Instruksjoner forteller vanligvis en leser hvordan man gjør, bygger, driver eller vedlikeholder et produkt eller en prosedyre. Først kvalifiserer du målgruppen din til å vite hvor godt de forstår emnet. Hvis du for eksempel skriver instruksjoner for nye ansettelser, bør de skrives på vanlig språk, mens instruksjoner for ledende ansatte kan inneholde mer bransjelingo. Bruk språk som er passende for leserne, og ta med så mange detaljer som de trenger for å utføre oppgaven.
Lag en introduksjon
Svært ofte lesere hopper over en fortellende introduksjon og går rett inn i instruksjonene. En måte å hjelpe leserne til å bevege seg gjennom introduksjoner er å skrive en forklaring eller begrunnelse for instruksjonene i en nummerert liste i stedet for avsnittet. Leserne har større sannsynlighet for å se gjennom listen. Ta med formålet med instruksjonene, hvem skal lese dokumentet og hva det inneholder, hver under en egen overskrift. Denne introduksjonen gir også lesere en anelse om hva som ikke er dekket.
Bruk Active Voice
Avstå fra å bruke passiv stemme, for eksempel "Den hvite ledningen skal settes inn i plugg A." I stedet skriver instruksjon som kommandoer som krever aktiv stemme, for eksempel "Sett den hvite ledningen i plugg A." Uansett om du skriver en liste, en fortelling eller et hefte, bryte opp lange setninger med flere trinn i korte instruksjoner som er oppført under overskrifter. Bryt opp setninger som inkluderer ordet "og" i kortere separate setninger. I stedet for å skrive "Kabelen skal splitses og plasseres i det røde uttaket", skriv to setninger som begynner med handlingsverker, for eksempel "Splice kabelen. Sett den spleisede kabelen inn i det røde uttaket. "En klar, fet posisjon kan si noe som" Hook Up the Wires."
Separate tiltak fra forklarende opplysninger
Svært ofte, instruksjoner trenger også forklaringer. Skriv forklarende kommentarer på en av to måter. Fet de faktiske instruksjonene slik at de skiller seg ut, eller gi forklaringer i en egen kolonne som referanse. En taktikk er å sette trinnene på den ene siden av dokumentet, med forklaringene i et kort avsnitt i en side om side kolonne. En annen, mer effektiv måte er å dristige de faktiske instruksjonene og fullføre trinnet ved å skrive forklaringen. For eksempel, "Trykk på den røde knappen i tre sekunder (fet skrift). Dette vil tillate at lyset aktiveres."
