Slik endrer du en standard driftsprosedyre. Endringer i Standard Operating Procedures (SOPs) følger en bestemt metode som et selskaps Quality and Regulatory Affairs-avdeling etablerer. Begynn å dokumentere forespurte endringer til en SOP så snart relevant personell vurderer revisjonen. Hold en liste over samtaler om disse endringene etter dato og deltakere. Deretter inkluderer du denne posten som en del av din første forespørsel om å endre en SOP.
Identifiser skriftlig behovet for endring i SOP. Videresend dette dokumentet til veilederen til avdelingen som endringen påvirker og til dokumentkontrollavdelingen.
Fyll ut et endringsskjema. Bestem om ønsket endring er administrativ eller administrativ. Administrative endringer søker å revidere en prosess selskapet følger. Klare endringer søker å revidere eksisterende SOPs stavemåte, grammatikk, format og klarhet.
Be om et endringsautorisasjonsnummer fra dokumentkontrollavdelingen. Skriv dette nummeret på forsiden av endringsanmodningsskjemaet.
Forbered en forklaring på den forespurte endringen. Hvis det er mulig, kopiér eksisterende SOP og gjør røde linjevarsjoner som viser de ønskede endringene. Tegn og dato for endringsanmodningsskjemaet. Send det til dokumentkontrollavdelingen.
Videresend en kopi av endringsanmodningsskjemaet til Human Resources Department. Forklar om avdelingen må trene ansatte på grunn av den forespurte endringen og hvilke ansatte endringen påvirker. Krev menneskelige ressurser til å dokumentere trening etter dato, ansatte, trener og emne.
Send treningsoppdateringsdataene til dokumentkontrollavdelingen. Be om at de legger til den til det opprinnelige endringsanmodningsskjemaet.
Distribuere det godkjente endringsanmodningsskjemaet til alle ansatte i selskapet. Identifiser skjemaet med sitt kontrolltillatelsesnummer. Fortell ansatte hvordan du får tilgang til skjemaet.
