Fundraising hendelser kjører spekteret fra små sosiale og tema galas til offentlige arrangementer. Ifølge P. Burke Keegan, forfatter av "Fundraising for Nonprofits", før du planlegger en begivenhet, må du kunne identifisere 50 prosent av deltakerne for en liten, privat sammenkomst. For en ekstravaganza vil 35 prosent gjøre, sier han. Selv om en kunngjøring i papiret trekker alle frem til en offentlig begivenhet i parken, krever begivenheter som krever en høy økonomisk forpliktelse eller begrenset gjesteliste en personlig invitasjon for å sikre at denne kjernegruppen er til stede.
Velg formatet. Reserve detaljerte flerbruksbrev for potensielle sponsorer eller for å dømme store givere. For den faktiske gjestelisten er individets eller parets tilstedeværelse på arrangementet det primære målet. Velg et trykt eller gravert enkeltfold kort for de mest formelle hendelsene. For casual kjole hendelser, er et trykt brev tilstrekkelig.
Åpne invitasjonen med en hilsen eller en melding om inkludering. For et brev, adress invitasjonen ved hjelp av enkeltpersonens sosiale tittel, for eksempel Dr., Mr., Ms eller Miss. Utvid invitasjonen på vegne av organisasjonen. Hvis invitasjonen ikke er tilpasset, må du ikke adressere personen etter navn og starte med organisasjonens melding. For eksempel inviterer "Widget Collector Foundation" deg hjertelig til å delta i Gala Under the Stars."
Utdype på arrangementets detaljer. Definer arrangementets format og formål, for eksempel: "En formell middag med inntekter som drar nytte av WCFs Outreach Program." Motta mottakeren med nyheter om en kjendis som deltar som seremoniemester eller en keynote-høyttaler.
Inkluder tid, dato og sted. Forespørsel deltakerne svarer på en bestemt frivillig eller veldedighetsmedarbeider eller spesifikk e-postadresse.
Oppgi registreringsavgift. Angi om det vurderes per person, fest, bord eller lag. Kunngjør eventuelle rabatter som er vurdert for avansert billettkjøp.
Legg til hovednummeret til spillestedet slik at tapte deltakere kan klargjøre retninger på dagen for arrangementet. Angi formålet med nummeret. Skriv for eksempel "Kun for veibeskrivelse." Alternativt kan du skrive ut et lite kart på baksiden av et brev eller inkludere et lite kartinnsats i et invitasjonskort.
Lukk med en krok. Rally inviterte til å delta med en endelig påstand. Påminn dem hvorfor hendelsen er viktig. For eksempel, "La oss redde hunder i Orange County sammen."
